統合に伴う人事システム刷新で、 業務効率化・コスト削減を実現
大規模な経営統合に伴う新たな人事・給与システムを半年間で導入
エネルギー系特約店A社様
経営統合を目前にひかえ、大幅な社員増加に対応できる、新たな人事・給与システムの導入を検討されていました。比較検討の結果、人事給与業務における実績と、自社でのシステムメンテナンスを必要としないASPサービスを評価いただき、弊社のサービスである「HRAサービス（人事総合ソリューション）」をご用命いただきました。
事例概要
経営統合に向けた新たな人事給与システムや電子申請システムを導入するプロジェクトで、期間は半年間。導入による社員サービスの向上、人事部門の運用管理負担やコスト削減が大きな目的。
さくら情報システム 担当者
営業本部
営業第2部
営業グループ
馬場 直樹
HRS事業部
システム開発グループ
主任エンジニア
鈴木 徹
わずか半年で、経営統合による事務作業と同時並行でシステム開発することが最大の課題
今回、A社様から経営統合による人事・給与システムに関するご相談をいただきました。
今回の統合により社員数は2000人からアルバイトも含め約5000人の規模になります。
一気にこれだけ増えれば当然、社員およびアルバイト向けの人事管理や各種サービスの運用において、大幅な負担増やコスト増大が予想されます。
しかも統合までの期間は、わずか半年。さらに経営統合よる事務作業と同時並行でシステムを開発しなければなりません。
この点にどう対応するかが大きな課題でした。
徹底した「変更管理」による開発と役割分担の明確化で対応
開発プロセスは一般的に、要件定義、基本設計、詳細設計・・と段階的に詳細化して設計を行います。但し、当プロジェクトは経営統合と同時進行であり、新人事制度についての詳細内容も決定時期も未定の状態でプロジェクトを開始せざるを得ませんでした。そこで、プロジェクト計画時に、新人事制度の概要をベースラインに開発を進める方針とし、以降、変更管理を徹底し開発を進めました。変更の受入れにあたっては、時に頭を悩ませることもありましたが、プロジェクト計画時に受入期限と設計範囲を定義する等、変更受入プロセスを明確化したことで、大きな問題なく統合に伴う変更をシステムに反映することができました。
また、統合にあたっては、プロジェクト体制面でも相応の対応をする必要があります。人事制度やシステム資源等、それぞれ独自の進化を遂げてきた各社の統合です。どなたがどの事項に対して決定権を持つのか？A社様側のプロジェクトリーダーを中心に体制を整え、役割分担を明確化しました。ステークホルダーに対し、時にはキーマンに代わって働きかける等、プロジェクトをスムーズに運営できるよう工夫しサポートさせていただきました。
電子申請の全面導入で社員&人事双方に負担・コスト軽減による大きなメリットが
無事、半年の開発期間を経て新システム（HRAサービス）が稼働しました。HRAサービスによる成果は利用する社員、そして管理運用する人事部双方に大きなメリットをもたらしました。
まず社員の方が利用される場合、住所変更や通勤経路、給与の振込口座などの変更に関わる申請が以前の紙による申請から、電子申請に全面的に変更されました。社員の方は画面上の質問に「Yes」or「No」で答えるだけで必要な申請を一覧表示することができ、自ら入力し申請することができます。それはまた管理運用する人事側にとっても、社員から人事部への問い合わせ件数や申請書の記入ミスなどが大幅に削減されたことで、負担軽減につながっています。またそのほかにも、電子申請による「ペーパーレス化」を実現したことで、大幅なコスト削減効果が表れています。例えば以前まで給与明細を郵送で全社員に送っていたのをWeb上で閲覧できるようにしたため、毎月の紙代や郵送費が激減しました。
このような成果によって社員の方はより簡単に申請でき、また人事部門の方は従来からの煩雑なシステム管理から開放され、本来のコアな人事業務に専念できる環境を実現できたわけです。
電子申請（経路変更申請）画面キャプチャ
携帯電話も含めたより幅広いニーズを見込んだサービスを今後、積極的に提案
今後、さらなるシステム運用の効率化や改善を目指して、取り組んでいるところです。A社様のように、全国規模で展開している特約店には社員だけでなく、アルバイトの方も多くいらっしゃいます。また基本的に店舗に勤務している方は10代や20代の若い人が多く、PCよりも携帯電話でWebを閲覧されるケースが多いんですね。
そこでそうしたアルバイトの方の特性を考慮して今後、携帯電話から給与明細を閲覧できるHRAサービスをご提案しています。
また、システムに限らず、人事給与業務での豊富な実績とノウハウを活かしたBPOサービスもご提案したいと考えています。
経営統合等に伴う人事システム「HRAサービス」の導入には数々のメリットがあります
今回ご紹介したA社様のように、経営統合等による社員の増加は今後、ますます増えてくると予想されます。社員が増加すれば人事部門の運用や管理業務の負担も必然的に増えるわけです。そこで今回ご紹介したHRAサービスを導入することで、極力その負担やコストを減らし、本来やらなければならないコア業務に集中できるメリットは大きいと思います。
弊社ではこうした統合に伴う人事システムの導入実績があり、よりお役立ちできるサービスをご提案することが可能です。
弊社のHRAサービスはASPであり、サーバの管理やメンテナンス、法改正に伴うバージョンアップ等の煩雑な作業もすべて弊社が肩代わりします。
また、人事部門の業務全般をフルアウトソーシングいただくBPOもあわせて展開しております。
人事給与業務の効率化やコスト削減、また社員サービスの向上でお悩みをお持ちであればぜひ、お気軽にご相談ください。
