MENU

 

COLUMN

人事コラム

人事・給与システム

年末調整の各種申告書のWeb化について

羽田 和光

2016.08.26

最近、「年末調整の扶養控除申告書や保険料控除申告書のWeb化」に関するテレビ広告やインターネット記事を見かける機会が増えました。
この背景には、マイナンバーの影響があるようです。マイナンバーについては、特定個人情報に当たることから、厳格に扱う必要があります。会社で収集する際には、従業員はマイナンバーを記載した用紙を封筒に入れて提出するなどの対応をしたかと思います。これと同じように、年末調整の各種申告書には、所得額や家族の情報、加入している保険の情報などが入っているため、上司の目に触れないように封筒に入れた方がいいのではないかといわれるようになってきました。
ただし、従業員ごとに年末調整書類を封入するとなると、人事部ではこれまで以上の作業負担が発生するため、その作業負担の軽減やコスト削減の方策の一つとして、年末調整のWeb化が話題となっているようです。

年末調整の各種申告書のWeb化は、個人情報保護の観点以外にも以下のようなメリットがあります。

メリット1. 印刷・配付が不要
年末調整を紙で行う場合、人事部はあらかじめ会社が把握している個人情報を含んだ各種申告書を印刷し、従業員へ配付するといった作業が発生しますが、Web化するとこれらの作業は不要になります。

メリット2. 内容チェックの軽減
申告書の記入については、従業員が画面から入力することにより、金額計算やある程度の入力チェックをシステムが行いますので、手書きよりも誤りが減り、人事部のチェック作業が軽減されます。

メリット3. データ化が不要
紙の申告書を従業員が訂正した場合、人事部は訂正箇所を人事給与システムにデータ入力しなければなりませんが、Web化した場合、従業員が自らシステムで訂正入力するので、人事部はチェックをするだけで良くなります。

なお、現時点では、各保険会社などからの証明書および住宅借入金等特別控除申告書は原本で提出を受けなければならないため、完全なWeb化というわけにはいきませんが、それでも人事部や従業員にはメリットがあると言えるでしょう。

(補足)
税務署に事前に申請することで、年末調整における申告書の提出を電子データで受けることができます。その場合、従業員による申告書の印刷・押印は不要です。

著者プロフィール

羽田 和光

サービス事業本部 サービス事業企画部 チーフコンサルタント

人事部経験者の立場から、お客様のお悩みの解決に向けて、お役に立てればと思います。
人事部在籍時には、採用、制度変更、分社化、評価システム構築、新人事システムの選定から導入運用までを経験しています。



※ 所属部署・役職は2021年3月以前のものです

この記事をシェアする

比較検討や社内説明に役立つ
資料をご用意しております。

導入前のご質問・ご相談など、
お気軽にお問い合わせください。