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事例紹介さくら情報システムが導入企業様と一緒に
取り組んでいる事例の一部をご紹介します。

  1. 第一生命保険株式会社様
BPO

国内大手生保で初!
マイクロフィルム保存から
脱却しデジタル化へ

大幅な業務効率化とガバナンス強化を両立

第一生命保険株式会社様

個人情報流出リスク、業務効率の低下、そして経年劣化による情報消失―。
膨大なマイクロフィルムの保管から脱却しデジタルデータへ移行することは、第一生命様にとって積年の課題であった。そこで、信頼と実績のさくら情報システムにデータ変換作業を一任。パソコンから閲覧出来るイメージファイルに変換することにより、ドキュメントの迅速な検索や閲覧が可能となった。業務効率が格段に向上し、リスクの最小化を実現した。

大切なお客様情報を守るため、国内大手生保で先陣をきって電子化を決断

伊東様COMフィッシュと呼ばれるマイクロフィルムは、長期保存性に優れたデータ記憶媒体として生保業界のみならず国や自治体などでも広く普及していました。
当社では、紙で保管していた時代を経てCOMフィッシュに切り替えし、お客様の保険契約情報の保管に長年利用してきましたが、大量の個人情報の管理リスク、閲覧手続きから情報入手までにかかる作業負荷やロケーションの制約といった問題を抱えておりました。技術の進展に伴いワークスタイルが変化し、従来型の現物保管の形態が馴染まなくなってきたという点も背景として挙げられます。以前にデジタルデータへの移行を検討した際には、コストや品質の担保という点で断念した経緯もあり、長年の懸案でした。また、数年前からCOMフィッシュの劣化問題がニュースで取り沙汰されるようになり、経年劣化による消失リスクにも備え、お客様に安心して当社をご利用いただくため、今回の決断に踏み切ったのです。

伊豆様作業を委託する際に重要視したのは、第一に「セキュリティ」、続いて「品質」、「実績」、「コスト」です。
全て兼ね備えていたのがさくら情報システムでした。
三井住友銀行の関連会社としての機密情報取扱いに対する安心感、これまでの取引実績における高品質なサービスと信頼性は折り紙つきでした。
更に60万枚にのぼる大量のCOMフィッシュを1年間でイメージデータ化するという厳しい条件に対しても具体的な方策を示していただき、当社のニーズを汲み取った提案内容であったことも後押ししました。

高橋ご提案にあたって、「業務品質」、「コストパフォーマンス」、「安心」と大きく3つのメリットを訴求しました。
具体的には、最新機器の手配、納品前のテスト作業の実施、業務の進め方や検査手法、コストに配慮した検索方法などをご提案しました。
10年間にわたってBPO(Business Process Outsourcing)業務をお引き受けしており、個人情報の取扱いを事故なく行ってきた実績もご評価いただきました。

過酷な条件下、
業務品質を高める提案と努力が実を結ぶ

長谷川様具体的な取り組み方針は、さくら情報システムから提案を受けながら決定していきました。実作業がスタートしてからも、進捗状況の報告やテスト結果の提示などきめ細かく対応してもらえたので、不安を抱えることなくお任せできました。

酒井短期間で大量処理というご要望に応えるため、進捗管理には細心の注意を払いました。
日次の作業内容と進捗状況を業務管理システムで可視化することで、メンバー全員が目標を共有できる仕組みを整え、セキュアな環境下で作業を行いました。作業中に発生した課題は、第一生命様に都度ご相談しながら進めました。こちらの質問などにも迅速に対応してくださり感謝しております。
そのおかげで、追加でご依頼いただいた15万枚の電子化も含め、当初の予定通り無事作業を完了しました。

伊豆様実は、今回の作業でCOMフィッシュの劣化を目の当たりにしました。温度や湿度など制御された最適な環境で保管していたにもかかわらず、従来のCOMリーダー(専用読み取り機)では判読できない文字が生じていたのはショックでした。
しかし、さくら情報システムで検討していただいた結果、判読できなかった文字まで閲覧できるようになったのです。
また、各部門からの閲覧照会依頼にも対応していただき、通常業務に支障なく実施することができました。
業務に対する真摯な姿勢と心意気が伝わり、依頼して本当に良かったと感じましたね。

小浜COMフィッシュの作成時期などにより劣化度合いが異なることが判明し、従来の最新マイクロフィルムスキャナーでも可読可能な画像を作ることができませんでした。そこで検討に検討を重ね、オリジナル最新機器(80MP高解像度カメラ、特殊なレンズを組み合わせた撮影機材を急遽作成)を用いることで、劣化したフィルムを可読可能なレベルでイメージ化することできました。
何度もテストを繰り返し苦労しましたが、あきらめずに挑戦し続けたことが結果につながりました。

経営リスクを最小化、
年間540時間の省力化を実現

長谷川様2016年4月に全てのイメージ化作業が完了し、自社サーバでの保管運用を開始しました。セキュアな運用形態に移行できたことで、長年の懸案だったリスクを解消することができました。
また、必要な時にドキュメントの検索・閲覧が可能となり、業務効率が飛躍的に高まりました。検索要件に基づきインデックスキーを付与したことで使い勝手も向上し、照会依頼から閲覧までの作業は10工程から3工程へと削減、年間540時間の省力化を実現しました。COMフィッシュ保管専用の部屋も不要となり、省スペース化にも寄与しています。

伊豆様求めていた業務が高いレベルで実現し、コア業務へ集中できるインフラ整備の端緒を開きました。その先はさらなる業務効率化、生産性向上の実現です。
フィンテックなど最先端の技術を当社の業務にいかに活用すべきか、基幹業務の効率化など課題は山積しています。
これらの課題解決の取り組みを通じて、第一生命では今後もお客様にとって安心で役立つサービスのご提供を目指してまいります。
当社の信頼のおけるパートナーとして、さくら情報システムの知見や技術、サービスには大いに期待しています。

金融分野の業務運用プロフェッショナルとしてお客様に笑顔を

今回の成功は、第一生命様の強い意志と全面的なご協力、そして業務パートナーのメーカー様とのチームワークの賜物です。
厳しいスケジュールでしたが、業務期間中に発生した問題点は都度対処し、高品質なイメージファイルを納品いたしました。その際、お客様の笑顔を拝見したことで、ご満足いただいた安心感とメンバー一丸となって困難を乗り越えた達成感、そして貴重なノウハウを得ることができました。
私たちの強みは、金融分野のプロとしての知見や実績を活かしたシステム開発、保守運用、そしてBPOのトータルサービスのご提供です。
お客様の定型業務をアウトソーシング化し、コア業務へリソースを集中できる環境をご提供することで、さらなる事業の発展に貢献していきたいです。

取材協力

第一生命保険株式会社様

「一生涯のパートナー」をモットーに、安心で豊かな暮らしと地域社会の発展に貢献する「国内生命保険事業」を中核として、「海外生命保険事業」、「資産運用事業」の3つの分野でグローバルに事業を展開している。

契約サービス部長
伊東 剛直様

契約サービス部次長
兼 契約サービス課長
伊豆 淳様

契約サービス課
課長補佐
長谷川 俊彦様

さくら情報システム 担当者

ソリューション営業部
部長
高橋 博昭

BPO部BPOグループ
グループ長
酒井 康弘

BPO部システムチーム
リーダー
小浜 孝治

※ 掲載内容、法人名、所属部署、肩書きなどは 取材当時のものです。

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