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事例紹介さくら情報システムが導入企業様と一緒に
取り組んでいる事例の一部をご紹介します。

  1. シダックス株式会社様
BPO

経理業務の一部をBPO化して海外へ
コスト削減と同時に
業務クオリティが向上

作業時間と人員の削減効果に加え、
業務のルール化で人材も成長

シダックス株式会社様

シダックス様の各店舗から経理財務本部に届く納品伝票・信憑書類・請求書などが、毎月、数万件。その紙の伝票をさくら情報システムがお預かりしてスキャニング。イメージ化した帳票データを海外BPOセンターへ送り、海外で照会作業実施。BPO化に伴う作業プロセスやルールの明確化で大幅な業務時間の短縮。コスト削減だけでなく、業務のクオリティ向上を実現

繁閑の差が大きく、膨大な量の照合作業を約半年の準備期間で一気にBPO化

小荷田様シダックスグループでは、全国約3000の店舗・施設で日々、食材などの納品伝票のデータを入力して集計表を作成しています。それに基づいて、お取引先様から請求書をいただくのですが、支払日までにその内容を照合し、誤りがあれば訂正する必要があります。また各店舗には小口現金を預けてあり、これも使うたびに専用システムに入力してもらい、本部で領収書等の信憑書類との照合作業を行ってきました。これらの作業量が膨大で、コスト削減が課題となっていました。また、照合作業が月初から月中に集中するため担当スタッフに繁閑期ができること、スタッフの業務に対する習熟度から生じる作業精度や作業スピードの差も課題のひとつでした。こうしたテーマに対して、さくら情報システムさんから的確な提案をいただき、それが当社の方向性と一致していたため、2011年4月から当該業務のBPO化の検討に入りました。そして半年後にはテスト運用をスタート、2ヶ月ほど経て2011年12月に本稼働させることができました。

担当者今回のプロジェクトでは、シダックス様の経理会計の現場を海外メンバーと共に何度も訪問させていただき、各業務ご担当者と目標成果・方法・負荷・制約・課題などをより深く調整させていただいたこと、実際の業務伝票を使用しながら作業の確認を行うなど綿密な対応をしていただいたことなど、それによって早期に適切なアセスメント(事前評価・実現性評価)を実行ができたことが短期間で本稼働できた要因だった思います。BPO化する業務スコープを両社で早い段階で一致させることができたので、あとは作業内容の掘り下げに注力することができました。

伝票などの電子化(イメージ化)の現場で作業を確認 海外拠点を訪問して事前の不安を払しょく

平川様今回のプロジェクトで最初に懸念したのが、取り扱う帳票類の量の多さでした。毎月、段ボール箱で約20個分もあるので、これをイメージ化することが本当に可能なのか疑問でした。そのため、さくら情報システムさんのBPOセンターでスキャニング(イメージ化)の現場を見せていただいたのですが、我々の想像をはるかに超えたスピードで流れるように伝票が読み込まれて行き大変驚きました。また、海外の方に安心して業務を任せることができるのか、という点も当初は心配でした。こちらも実際に業務を担当する方が来日されて、何度も打合せを重ねる中で、日本語の理解度も仕事への取組みについても問題ないことを確認できました。さらに我々も海外BPOセンターを訪問して現地の方々に会い、皆さん非常にまじめに仕事に取り組んでいること、作業環境が整っていることを確認し、不安が払しょくされました。

担当者スキャニングに関しては、単に紙の帳票類をイメージ化するだけでなく、同時にナンバリング等で伝票や信憑書類をコード化しています。これによって、この伝票はどの店舗の、どの取引先からの納品分といったことが即座に分かります。この仕組みがまさにさくら情報システムが今回開発した整合性チェックシステムのポイントです。つまり、シダックス様の各店舗から送付される帳票類のイメージと、会計システム等からのデータをさくら情報システムの国内のBPOセンターでシステム的、且つ効果的に紐つけることで、海外BPOセンター側のチェック作業を効率化、標準化させ、また品質の精度を維持することが可能となります。またイメージ化することで、大切な原票の移動を最小限に留めることができるので、トレーサビリティーやセキュリティといった面でも大きなメリットがあります。

IFRS基準での対外発表を2014年8月に実施

八幡様今回のプロジェクトが稼働して、納品伝票の照合と小口現金の信憑確認にかかる時間を月間約500時間から約70時間に減らすことができました。それでも非常にスムーズに業務が進んでいるので、社内でも経理業務の一部がBPO化されたことに気づいていない人が多いと思います。70時間分の作業は、照合作業で要確認と判定された分の個別対応などですが、これも帳票類がイメージ化されていて容易に閲覧が出来るので大幅に省力化されました。従来、取引先から問い合わせがあると、一度電話を置いて原票を探してから折り返すという手順でしたが、今はPCの画面を見ながら即座に対応できます。また、海外拠点の方々の信頼性が十分なことも確認できているので、将来的にはこうした業務まで依頼できるのではないかと考えています。さらに毎月10万枚くらいある原票も、BPOセンターの方で整理していただけるので管理がとても楽になりました。これまで照合作業に費やしていた時間を、現場で発生する一次データの質を高めるために使えるので、今後ますます改善効果が出てくると思います。

業務の明確化とルール化で人員も成長 現場同士の折衝が良い成果を生みました

平川様もうひとつ、今回のBPO化の効果といえるのが、各スタッフの業務に対する意識の変化だと思います。業務の特質上、どうしても個人の能力差や業務の進め方など属人化している部分がありました。しかしBPO化するには、誰でも客観的に判断できる条件づくりが必要になります。こうしたことを通して各人の仕事に対する目線が高くなり、個人の成長にもつながっていると感じています。

担当者今回のBPOプロジェクトでは、ITは業務を支援する道具の位置づけです。経理会計部門の方から、経理の現場でどのようなことを実現されたいのか率直に伝えていただくことで、お互いを尊重しながら密度の濃いディスカッションができました。各業務の目的や要求レベルが即座に返ってきたので作業を進めやすかったと思います。

小荷田様こちらも遠慮なく何でも聞くことができたので安心感がありました。逆に言えば、事前に不安な要素をすべて取り除いていただいたといっても過言ではありません。こうしたことは今後も続いていくと思いますが、お互いにブラッシュアップすることで、ますます業務がスムーズになっていくと思います。

経理業務も自社運営からBPOの時代へ

今回のBPOプロジェクトでは、伝票類のイメージ化と海外の人材の活用でコストメリットを出すことに成功しました。短期間で狙い通りの成果を出せたのは、やはり最初のアセスメントの段階で、業務スコープを明確化できたことが大きかったと思います。当初、3つのスコープを提案しましたが、納品伝票と小口現金の2業務に絞り込むことと、高いハードルなく現実的にアウトソースできる範囲に絞り込むことが、品質面でも導入効果としてもメリットが出ると判断しました。そして、その通りの成果を生むと同時に、今後の発展も期待できる状況ができつつあります。的確なアセスメントと業務設計を実施することで、経理はもちろん、どんな業務でもBPO化することが可能だと、さくら情報システムは考えています。

取材協力

シダックス株式会社

1959年に創業し、給食事業をスタート。現在は、さまざまな事業所で社員食堂や病院給食などのフードサービスを行うほか、レストランカラオケや売店の運営、公共施設の運営業務まで対応する総合サービス企業グループへと発展している。

経理財務本部
会計業務部
課長
平川 敏也 様

経理財務本部
経理部 決算課
課長代理
小荷田 実 様

経理財務本部
会計業務部
課長代理
八幡 慶太 様

さくら情報システム 担当者

サービス事業本部
BPO部 BPOグループ
グループ長
青木 強

サービス事業本部
BPO部 BPOグループ
大野 伯恵

営業本部
BPO営業部
部長代理
高橋 博昭

※ 掲載内容、法人名、所属部署、肩書きなどは 取材当時のものです。

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