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  1. イメージソリューション

イメージソリューション

書類のイメージ化により、検索・閲覧の利便性を向上

システムとイメージ機器をさまざまに組み合わせ、大量の「紙」を、速く、正確に電子データ化してシステムにインプットする「イメージソリューション」。申込書、契約書、診断書といった、お客様の大切な「紙」データに関する大量で煩雑な事務作業を一気に効率化するサービスです。

こんなお悩み・ご要望をお持ちの方におすすめいたします

  • 書類の検索、閲覧にかかる手間を省きたい
  • 紙の破損、紛失リスクを回避したい
  • 書類の保管費、保管スペース費用を見直したい

ソリューション概要

ファイル名をつけたイメージデータの作成から、専用のイメージ検索システムの開発・納品まで、お客様のニーズに応じて最適なサービスをご提供します。
書類のサイズや状態に応じてスキャナー機器(高速タイプ、フラットタイプ、オーバーヘッドタイプなど)を選択し、イメージ化することができます。

クレジットカードや、ポイントカードなどの申込書口座振替依頼書といった、エンドユーザーに記入していただくような形式のさまざまな情報は、その使い勝手から「紙」である場合が多く、システムに取り込んで大量に処理する際のネックとなってしまうことが少なくありせん。
その数や種類が多くなればなるほど、処理するためには人手に頼らざるを得ない部分も多く、膨大な事務作業はさらに煩雑化、複雑化してきます。

作業の正確性と共に、処理スピードを向上させ、カード発行や、CRMといった次のビジネスアクションに一刻も早く進むことが求められる中、コストをいかに低減させるかという問題も含めて、企業にとって効率化・事務改善が強く求められる部分の1つとなっています。

さくら情報システムの「イメージソリューション」は、システムとイメージ機器をさまざまに組み合わせ、大量の「紙」データを、速く、正確にシステムに取り込むことで、こうした問題を解決するサービスです。

これまで45年以上にわたって積み重ねてきた金融関係をはじめとする「事務アウトソーシングのノウハウ」と、高いセキュリティを備えたBPOセンターを活用 し、「紙」の到着管理から、イメージデータ化、国内外に展開するネットワークを使ったデータエントリー、また、エンドユーザーへのコールセンター機能といったバックオフィスサービスまで、データ量の変動にも柔軟に対応するBPOソリューションとして幅広くお客様にサービスを提供します。

イメージング

  • イメージデータ化

入会申込書、口座振替依頼書、各種伝票、レセプト、契約書、その他各種書類など、さまざまな「紙」データをシステムにインプットするためにイメージデータとして電子化します。

  • センター設備(各種スキャナー、仕分け機器など)

高速、中速、フラット型、オーバーヘッド型など帳票の形態に応じた各種スキャナーを備え、お客様のニーズに最適なご提案をします。

データエントリー

  • 原票を使わないエントリー

原票を使わず、イメージデータによるエントリー(データ入力)を行うことで、原票移動に伴い発生する紛失等のリスク、コスト、時間を軽減し、お客様が必要なデータを迅速にご提供します。

  • 海外・国内各所のエントリーネットワーク

国内外に展開する多くのパートナーと連携することで、データ量の増減に左右されることのない安定したサービスを提供します。また、中国など海外のエントリーパートナーを必要に応じて活用することにより、コストを一層抑えることができます。

バックオフィス・各種BPOサービス

  • 関連事務アウトソーシング

データの受付、到着管理、処理後の原票保管、発送など、必要な一連の処理をBPOセンターで一貫して行います。複数の作業工程間でも原票の移動を極力抑えられますので、情報セキュリティ面の向上とともに、お客様の保管スペースやコストが削減されます。

  • コールセンター

申込書など取り扱うデータに関連するコールセンター(在籍確認、照会受付対応)などについても対応しています。

工程管理システム

  • 工程管理

BPOセンターでの処理は、発送から納品まで1枚1枚の工程進捗を、システムによるトレーサビリティ管理をしています。
処理過程が明確になると同時に、お客様やエンドユーザーからの問い合わせにも迅速に対応します。

  • 関連アプリケーション開発

イメージデータにインデックスを付加し、検索・閲覧するシステムなど、関連するアプリケーション機能をご提供します。

特長 導入メリット

イメージ化によるコスト削減、リスク回避を実現

紙をイメージ化することにより、イメージデータを利用したワークフローや対象書類の素早い検索ができるようになります。
また、紛失・破損リスクを回避するとともに、DVD等メディアへのバックアップデータを収録することで、データ損失リスクを最小限に抑えることができます。
さらに、不要な書類を廃棄することができるため、保管費・保管スペース費が削減できます。

「イメージソリューション」をご利用いただくことによる、さまざまなメリットの一例をご紹介します。

作業効率化による処理時間の短縮

原票の受付から、不備分の対応、イメージデータ化、データエントリなど、一貫して処理を行うことにより、作業全体の効率化と処理時間の短縮が図れます。

コスト削減

アウトソーシングすることにより、設備・スペース・要員などの固定リソースを変動費化することができます。たとえデータ量に増減があった場合でも、無駄な固定リソースを持つ必要がありませんので、コストの発生を抑えることができます。
また、海外や地方に展開させたデータエントリーネットワークを活用することで、件数変動を柔軟に吸収し、リスクを分散させるとともに、コストの削減を図ります。

工程管理システムによる進捗把握

受付けたデータの状況と、現在の進捗がシステム上で1枚1枚把握できるため、処理完了予定や、申込み状況などの計数的な管理・分析などを行うことが可能です。

情報漏えいの防止

エントリー処理は、原票ではなく全てイメージデータを使って行います。原票の物理的な移動が発生しないため、紛失などのリスクが大幅に軽減するとともに、セキュリティの高い通信ネットワークとBPOセンターによる一貫した処理を行ないますので、情報セキュリティ面でも安心していただけます。

データ量の変動にも柔軟に対応

季節変動や、キャンペーンその他の一時的な要因によるデータ量の増減にも、作業要員の調達や管理といったお客様の負担がなくなります。
また、海外や地方に展開させたデータエントリーネットワークを活用することで、件数変動を柔軟に吸収し、リスクを分散させるとともに、一層のコストの削減を図ります。

顧客サービスの向上

イメージデータや工程管理情報を活用していただくことにより、エンドユーザーからのお問い合わせなどに、迅速で正確な対応が可能となります。

その他 詳細

BPOセンター

お客様の重要なデータは、さくら情報システムBPOセンターで一貫して処理します。

センターセキュリティ
  • 警備員、機械警備による24時間警備を実施しています。
  • センター内各エリアはシステムによる厳重な入退出管理を行っています。
  • 各作業室、マシンルームなど、センター内は監視カメラにより24時間監視されています。
  • 原票データは全て金庫室で厳重保管されます。
  • 作業室内は、携帯電話を含む一切の私物の持ち込みが禁止されています。
システムセキュリティ
  • データに対する不正アクセスはシステム的に制御され、違反行為が監視されています。
  • お客様や各パートナーなどとのネットワーク接続には、独立した回線と、ファイアーウォールを導入し、データの混在、不正アクセスなどを防止しています。
安全対策
  • センター内に設置した各サーバ、ネットワーク機器には、地震対策を施すとともに、無停電電源装置を設置しています。
  • BPOセンターへの電源供給は外部環境からの影響を少なくするため、地下からの配線となっています。

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