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CASE STUDY

人事・給与

川崎重工業の従業員約2万人の年末調整申告を電子化
業務効率化と利便性向上を
実現!

導入企業川崎重工業様

取材協力株式会社ケイキャリアパートナーズ様

INTERVIEW

川崎重工業様では年末調整業務を「紙」ベースの手作業から、さくら情報システムが提供する「年末調整Web申告」に移行した。その結果、申告書の作成から印刷配布、申告内容チェックや給与データ転記などの一連の面倒な作業から解放され、業務効率化を実現した。わかりやすい画面操作で従業員の記入ミスも防ぎ、スマホやパソコンから手軽に入力できるようになり、利便性が飛躍的に向上した。

導入前の課題と効果

導入前の課題

■ 申告書の配布回収や入力に膨大な手間と負担が発生
■ 法改正のたびに申告書への反映作業や手順書改定が必要
■ 全国の事業所や工場で働く従業員の申告業務が迅速に行えない
■ 従業員がオフィスに出勤することなく年末調整申請を可能としたい

導入後の効果

■ 申告書配布や内容確認など煩雑な作業の大幅削減と効率化を実現
■ 最新の法改正にアップデートされるため、更新の手間が不要となった
■ ほぼ100%の従業員が電子申請に移行し、従業員の利便性が向上、記入ミスも激減
■ テレワーク下でもスマホやパソコンから申請できる仕組みが構築できた

「年末調整Web申告」導入経緯と選定理由

Q.システム導入の背景を教えてください。

川崎重工業グループ全体の業務集約化の一環で、これまで工場や事業所単位で行っていた給与関連業務を当社本社人事業務部(現ケイキャリアパートナーズ シェアードサービス本部)で一括して実施することとなりました。限られた人員リソースで2万人規模の申請処理を行うには限界がありましたし、先に導入していた給与明細書の電子化で一定の効果があったことから、年末調整の電子化を決断しました。
従前は、申告書を紙で収集し、到着した書類から順にOCRで読み込み、データ化していました。申告書の作成からはじまり印刷配布、回収、確認や修正、書類とデータの照合など一連の作業に膨大な手間と負担がかかっていました。年末調整の時期には別業務の担当者に応援に来てもらったりなど人員リソースの確保も大変でした。法改正も頻繁にあるため、その都度申告書への反映や記入例の作成も負担に感じており、自動化・効率化が求められていました。
コロナ禍の影響もありました。当社グループではテレワークを推進しており、必要最小限の出社に留めていましたので、在宅でも場所を問わず申請できるインターネット上での申請は東京近郊の拠点を中心に重要性が高まっていました。

Q.「年末調整Web申告」採用の理由を教えてください。

数社の製品を見て比較検討して決定しました。さくら情報システムを選んだ理由は大きく3点です。
1点目に使い勝手です。デモンストレーションを見て、操作案内がわかりやすく使いやすそうな印象を持ちました。
2点目は価格です。大規模ユーザーを抱える当社にとって、コストパフォーマンスが高いと評価しました。
3点目は実績と対応力です。年末調整業務そのもののノウハウを持っており、我々からの質問にも丁寧かつスピーディに答えていただいたことも安心材料になりました。

導入プロジェクトと導入効果

Q.導入までのさくら情報システムの対応はいかがでしたでしょうか?

年末調整の時期に間に合わせるために、非常にタイトなスケジュールで導入しました。苦労した点は各拠点への導入教育ですが、本番稼働時にスムーズに申請が行えるよう、ログインや操作方法などを説明しました。さくら情報システムからテスト環境を提供いただいたので、実際の操作イメージを伝えることができ大変助かりました。
導入時は、仕様、システム連携、操作方法、法改正対応など質問や要望点を取り纏め、さくら情報システムに回答を依頼しましたが、迅速にご回答いただき疑問が解消しました。

Q.運用状況はいかがでしょうか?

稼働後は大きなトラブルもなく、昨年度(2020年)の年末調整を無事完了しました。
「年末調整Web申告」の導入により、業務の効率化に大きな効果がありました。これまでの紙への印刷、配布、回収の負担が無くなりました。しかも、独自の申請フォーマットを使っていたため、変更の都度、説明書を手直ししなければなりませんでしたが、その必要もなくなりました。帳票類は一部紙が残っているものの、用紙代や印刷代も大幅に削減できました。
使い勝手も優れています。申告書の入力内容を自動でエラーチェックしてくれるため、入力ミスが無くなり、従業員との内容や修正に関するやり取りが大幅に減りました。昨年と情報の変更がない従業員のチェックも簡単に行えます。大規模ユーザー向けの機能も充実しており、未提出者へのメール一括送信機能、バーコードを使った申告状況確認機能も活用しています
ヘルプ対応に関しても、システム内のFAQサイトが充実しておりわかりやすいので、質問者には「ここを開いてみてください」と案内することでほぼ解決しています。
今年からは、ユーザーからの問い合わせに自動で対応してくれる「チャットボット」の利用を予定しているので期待しています。バージョンアップで最新の機能が追加されていきますし、最新の法改正に常に対応するのがクラウドサービスの良いところですね。
コロナ禍ということもあり、従業員からは「電子化して良かった」との声を聞いています。実際にほぼ100%の従業員が希望して「年末調整Web申告」に移行しました。パソコンやスマホから、在宅時はもちろん外出先からも申請できるので大変便利だと感じています。苦労した点は、実際の申請時の各拠点への教育です。全国の工場や事業所に何度も出向いて講習会を行いました。スムーズに申請が行えるよう、ログインや操作方法などを説明しました。

今後の展望

Q.今後の計画についてお聞かせください。

昨年は住宅ローン控除の申告を紙ベースで行っていましたが、今年の年末調整からは全面的に電子化する計画です。
なお、証明書は紙ベースで提出してもらっていますが、電子化することを目指してゆきたいと考えています。
また、今後は川崎重工本体以外のグループ会社への導入を検討しています。従業員にとってのさらなる利便性向上、グループ全体の人事業務の効率化を目指し、さくら情報システムには引き続き協力をお願いします。



(取材:2021年9月末)


さくら情報システム担当者より

 

お客様の声を大切に、より使いやすいシステムを

お問い合わせから採用のご決定まで、わずか約2か月という短期間でご決断いただきました。「年末調整Web申告」は「2020年度グッドデザイン賞」を受賞しています。導入前のデモンストレーションの際に、画面イメージや操作性をご評価いただきました。
導入時には仕様や運用に関して多岐にわたりご質問やご要望をいただき、お客様の熱意と当社に寄せられた期待の大きさを痛感しました。ご担当者様のご状況を伺い、運用方法を模索・提案しながらサポートいたしました。
いただいたご意見については、より良いサービスに向けて改善に取り組み、今後も、川崎重工業グループ様の業務集約化や効率運営に貢献したいと考えております。

取材協力

導入企業川崎重工業 様

120年以上にわたり、船舶・車両・航空機・モーターサイクル・産業プラント・ロボットなどの事業をグローバル展開する総合エンジニアリングメーカー。陸・海・空はもとより、深海や宇宙へと多彩な製品を送り出している。

取材協力株式会社ケイキャリアパートナーズ 様

川崎重工業グループの人材サービス会社として1989年に設立。川崎重工業をはじめ中小から大手まで多数の企業に人材派遣や紹介を行う。2021年より川崎重工業より業務移管され、グループ会社含めた給与業務、福利厚生業務を行っている。

  • 株式会社ケイキャリアパートナーズ
    シェアードサービス本部
    給与・福祉部 給与センター
    二村 彰洋 様
 

さくら情報システム 担当者

  • ・人事ソリューション事業本部
    ・法人事業本部 営業第3部

※ 掲載内容、法人名、所属部署、肩書きなどは 取材当時のものです。

ソリューションについて
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