■　切り替え前の年末調整システムでの運用が従業員と人事部門双方にとって煩雑なため、工数を抑えたい
■　「社内環境での利用に制約される」「年末調整申告漏れやミスの多発」などを改善したい
■　既導入の人事給与パッケージソフトウェア「Generalist」と親和性の高いシステムを追加開発無く導入したい

■　切り替え前の年末調整システムからさくら情報システムの「年末調整Web申告」に変更し、人事部門の管理工数を半減できた
■　スマホからの申請機能、質問に答えていくと正しく申告できる「一問一答形式」などユーザーフレンドリーな機能により、従業員の申告内容の精度が向上した
■　「Generalist」とシームレスなデータ連携が行えるようになり、承認プロセスを大幅に圧縮できた

10年程前から別の年末調整システムを導入し使っていたのですが、従業員、人事部門ともに作業負担が大きかったため、刷新したいと考えていました。
従業員側で抱えていた問題は、申請手続きの操作が非常にわかりづらく煩雑なことでした。法律用語などを理解した上で申告しなければならず、入力漏れや申告誤りが多数発生していました。マニュアルを作成し社内に配布していたのですが、ボリュームがあり回答を探すのも大変でした。従業員からの多数の質問への回答に丸3日かかるなど人事部門の労力も大きかったです。
人事部門での問題は管理工数でした。旧システムのワークフローの仕組みを利用しての申告内容承認プロセスでは、画面上で1件ずつクリックして承認するような単純作業を従業員約4,000人分繰り返し行う必要があり、約2日がかりでした。加えて、法令改正などに伴い毎年のようにマニュアル改訂作業が発生し、人事部門の大きな負担となっていました。

欲しい機能がすべて備わっていたことですね。
質問に答えていくと正しく申告できる「一問一答形式」が非常に魅力的でした。既導入の人事給与パッケージソフトウェア「Generalist」との連携性が高く、追加開発が不要で承認作業が簡単な点も高く評価しました。他社サービスは基幹システムとの連携に別途開発が必要となるなど、費用対効果で見合いませんでした。
従業員にとっても、スマートフォン上で自宅や出張先からでも申請できること、社内環境での利用に制限されず休職者なども利用できるところが良かったです。
セキュリティ面に関しても、2段階認証、2要素認証などオプション選択が可能で、当社のセキュリティの要件を満たしていました。さくら情報システムが銀行の関連子会社であることが安心材料でした。

非常にユーザーフレンドリーな企業だと高く評価しています。
導入検討時には、コロナ禍の影響もあり、導入から稼働までオンラインでのやり取りだったのですが、困ったときにはすぐにWeb会議を設定し、当社に寄り添った回答をしてもらえたので、不安なく導入できました。初めてで慣れない登録作業はあったものの、わかりやすい導入マニュアルが用意されており、さほど苦労は無かったです。契約から導入まで3か月未満の期間でしたが、トラブルなく稼働し、想像以上にスムーズに進んだ印象です。

稼働後のサポートに関しては、コールセンターの回答が非常に速く丁寧、かつ従業員向けマニュアルが充実しており、社内向けにマニュアルをカスタマイズする工数も最小限で済みました。説明動画もわかりやすく好評です。
利用者に寄り添った丁寧な対応に大変満足しています。

従業員、人事部門双方がメリットを感じています。導入して本当に良かったです。
人事部門の管理工数は約半分になりました。入力漏れや誤りのチェック修正にかかる時間を大幅に短縮出来ました。「Generalist」との連携も非常に良く、ZIPファイルをアップロードするだけで作業が完了し、2日がかりの承認作業が10秒程度に激減しました。従業員からの質問対応に追われることも無くなり、面倒なマニュアルの改訂作業からも解放され、人事担当者の負担も少なくなりました。
従業員からも好評です。従業員が自分で調べたり、入力に迷ったりすることがほぼ無くなりました。特に好評なのが「はてなマーク」機能です。はてなマークとは、クリックすると専門用語などの解説や入力内容をサジェストしてくれるガイド機能です。毎年実施している従業員意識調査でも、このシステムの導入に対して感謝のコメントが複数ありました。

これまでの運用結果を踏まえ、次の課題に取り組みたいです。
1つ目は、さらなる業務効率化です。「年末調整のWeb申告」には、去年のデータを複製できる便利な機能があるので、次年度は管理者の工数もさらに削減できると見込んでいます。
2つ目は、生産現場で働く従業員の新システムへの移行です。これまで一部の従業員については紙での申請を併用していましたが、今後はできる限り電子化を促したいと考えています。
3つ目は、社内手続きの電子化についてです。2023年度は、さくら情報システム「HRA給与明細照会サービス」の活用を別途進めています。「Generalist」との親和性、「年末調整Web申告」との情報連携、使いやすさ、コスト面ですべて要件を満たしていました。さくら情報システムには、今後もサービスに関する情報やノウハウの提供を期待しています。

従業員が年末調整や事務手続きにかかる時間を1分1秒でも減らして、お客様のことを考える時間をもっと作り出せれば結果的に顧客付加価値向上への貢献につながる、そういう思いを持って常に取り組みます。