■　基幹システムを刷新したが、医療業界特有の複雑な事務作業が残存し、現場の負担削減が必須 
■　現場の業務改善要望にスピーディな対応が要求されていた
■　ITリテラシーの高低に関係なく扱いやすい簡便なシステムが求められていた

■　各拠点の作業を集約し自動化することで、累計約5,000時間超の業務時間が削減された
■　正確かつ短時間での業務が可能となり、人的ミスもほぼ無くなった
■　現場主導で効率化が図られ、業務改善の意識が全社的に向上した

主に2点あります。
1点目は、人手を介した営業事務作業が非常に多く非効率であったことです。
2点目は、上記の課題に対し、現場の要望への対応が社内リソースでは限界があり、RPAの導入により現場主導で効率化を図り、全社的に業務改善の意識を高めたいと考えました。

当社は事業所が約40拠点ありますが、FAXや紙を使った入力作業や取引先とのやり取りが多く、業務量が過大となっていました。特に、医療機器卸業特有の商慣習である値引き方法「補償確認業務」は複雑で件数も多く、手間や時間がかかっていました。業界としてデジタル化があまり進んでいない中、2020年に基幹システムを刷新し、一定の業務標準化は達成したものの、業務がシステムに追いついていない側面もありました。このような問題に対し情報システム部が自作の支援ツールなどを作成し提供していましたが、リソースも限られており、現場の要望にスピーディに応えられていない状況でした。
そこで、現場のユーザーが主体となって業務効率化を実現する手段としてRPAが適切と判断し、導入に踏み切りました。導入をきっかけとして、業務改善をユーザー主体で行う文化も生み出したいという狙いもありました。

「UiPath」は業界No.1のRPAツールであると認知していたためです。品質や汎用性という観点でも評価が高く、海外の製品ではありますが、日本へのサポートも充実してきたとのことで採用しました。さくら情報システムは「UiPath」のパートナーの中でも確かな実績を持つ「ゴールドパートナー」であり、評判も以前からお伺いしており信頼できる企業だと考えました。

非常に手厚く親切丁寧なサポートをいただき感謝しています。
当社は本社が名古屋市にあり、コロナ禍で来社いただくことが難しくすべてリモートでのやり取りでしたが、Web会議で頻繁にコミュニケーションが取れ、またメールのレスポンスもとても早く、全く不便は感じませんでした。当社の要望にも迅速かつ柔軟に対応いただきました。医療機器卸業ならではの固有要件、特に補償確認業務は複雑なプロセスですが、さくら情報システムは的確にニーズをくみ取ってくれました。
初めてRPAを導入した時のきめ細やかなサポート体制を評価し、ユーザーの導入サポートも追加して依頼しました。ユーザー向け講習会などを通じて、導入しやすい環境を整えてくれました。
業務体制から運用方法まで全て新しいプロセスに変えることになりましたが、さくら情報システムにアイディアを引き出してもらいながら進められました。RPAとして充実したレベルで安定した稼働を実現し、大変満足しています。

業務時間削減や業務品質の向上・効率化はもちろん、全社的にユーザー主体での業務改善意識が高まりました。

業務時間については、2020年のRPA導入開始以来累計で約5,000時間以上を削減できました。そのうち、最も大きな効果が上がったのは補償確認業務です。各営業所で行っていた業務を集約し一括して行うことが可能となり、約2,500時間もの作業時間を削減しました。他の各業務においても約50〜1,000時間削減につながりました。繁忙期でも残業時間が大きく減り「お客様に向き合う」という、価値のある時間に充てられるようになりました。仕入れ先様も含めた新しい運用に変わりつつあります。
業務品質の面では、RPAによる作業自動化により人的ミスが減り、正確かつスピードアップを図ることができました。

RPAの導入にあたり、現場では不安の声もありましたので「RPAチャレンジ」という社内プロジェクトを立ち上げ、まずは新入社員に試行しました。具体的には、社会人経験やスキルの全く無い新入社員にRPAに取り組んでもらい、成果を社長にプレゼンテーションするものです。このプロジェクトにより成功体験が社内に共有され、情報システム部員でなくとも開発が可能だという意識が芽生え、本格導入が決まりました。結果としてさまざまな部門にRPA導入が広がり、従業員が自ら業務改善を実現しようという意識づけができたのも大きな成果です。

専門的なIT知識のない従業員による「市民開発」を推進していきたいです。営業、人事、経理など幅広い部門でRPAが広がっていますが、さらに推し進めることで、業務改革につながる提案が活発になると良いですね。従業員自らがやりたいことを実践できることで、ITリテラシーやスキル向上、モチベーションの底上げにつながる可能性を感じています。

※市民開発： IT専門知識の無い業務部門によるノーコード、ローコードツールを活用したアプリケーション開発のこと。

また、当社でのナレッジを、持株会社であるセイエイ・エル・サンテホールディング株式会社のグループ各社にシェアしながら、個社単位ではなくグループ全体で業務を集約しグループシナジーを生み出す手段の1つとしてRPAを活用したいと考えています。

さくら情報システムは、大変満足のいく成果を残してくれました。リモートで支障なく進められたことで私たちの選択肢が増えたと感じております。当社グループが医療や社会に貢献するために、ビジネスパートナーとして今後も支援をお願いします。