■　予算集計作業を手作業から脱却し、省力化したい 
■　最新の予算残高や消化状況をリアルタイムに把握できず、精緻な予算管理が困難
■　データ改ざんや不正など内部統制面でのリスクがある
■　意思決定のスピードを上げたい

■　予算集計にかかる時間がほぼ0となり、予算残高照会業務も年間2,700時間削減 
■　案件毎の進捗をリアルタイムに把握し、予算分析の幅が広がった
■　ガバナンスが強化された
■　ビジネスを加速させるための基盤が整った

手作業から脱却し、予算管理の高度化を図るため、システム導入を決断しました。導入前の課題は大きく3つありました。1点目は、予算の集計を主にExcelを使用して手作業で行っていたため負担が大きく、分析などのコア業務に時間が割けませんでした。2点目は、予算残高や経費の状況を期中に把握できず、精緻な予算管理が困難だったことです。3点目は、内部統制面でのリスクです。人手を介在させることで、データ改ざんなどの不正発生リスクがありました。当社は、スピードを非常に重視しております。親会社との連携強化、業容の急拡大に伴う予算規模の拡大に備えてシステム化し、ビジネススピードを加速したいという経営層からの要望もありました。「システムに業務を合わせる」という方針のもと、予算編成および報告業務については「fusion_place」※1、発注業務は「MAJOR FLOW」※2とパッケージを連携させて実装しました。

※1　「fusion_place」は、株式会社フュージョンズが開発・提供する経営管理のプロセス全体を高速化するソフトウェアパッケージです。
※2　「MAJOR FLOW」はパナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供するワークフローソフトウェアです。

主に3つ挙げられます。
1つ目に、パッケージを利用した提案だったことです。
当社の要件に対し、一つのシステムにこだわらず、プロジェクトスコープ全体をパッケージで網羅する提案をいただきました。
2つ目に、金融業界ならではの特有のルールなど、業務への理解度が高かったことです。さくら情報システムの強みを感じました。
3つ目に、なるべくカスタマイズせずに運用の見直しを検討するという提案だったことです。トータルコストも抑えられますし、柔軟性という点でも高く評価しました。カスタマイズの必要がある要件については、業務そのものを見直しできないか検討し、システム化と合わせて業務の標準化を行いたいと考えました。

「fusion_place」は、製品デモンストレーションで実際に見せていただきましたが、Excelのような見た目で操作できる点を高く評価しました。従前と同じユーザーインターフェースで業務に臨めるのは非常に良いと考えました。また、運用は自社で行いたいと考えており、帳票作成など内製でカスタマイズができるところも気に入りました。
「MAJOR FLOW」との連携という点で、親和性が高かったことも評価の大きなポイントです。

当社に伴走しながら、親身になってサポートしてくれました。プロジェクト期間中は、要件や状況が刻々と変わる中でしたが、オフィスに何度も足を運んでもらい、当社の社員のように相談に乗ってもらいました。課題に直面した際には、さくら情報システムが解決策を提示してくれ、とても感謝しています。
苦労したのは、要件定義段階で挙がっていなかった例外的な業務について、パッケージでどこまで実装できるかを一つ一つ課題を検証していく作業でした。調整に時間がかかりました。本プロジェクトは、時限もあり、走りながら例外的な業務要件を作成しなければなりませんでしたが、さくら情報システムには、運用の平準化も含めてコンサルティングしてもらいながら一緒に作り上げました。

導入前の課題であった、手作業からの脱却、予算分析業務の高度化、ガバナンス強化が実現できました。導入後の大きなトラブルはなく、安定稼働しています。「fusion_place」の操作にも徐々に慣れてきており、各部門の利用者からのシステムに関する問い合わせは、運用開始から約1年経過した時点ではほぼ0件です。
業務時間の削減効果については、導入前は1日がかりだった各部門からの予算データの転記や集計作業が、システム導入後に0になりました。その時間を経営データの分析に充てることができ、分析の幅も広がりました。現在約1,500件ある予算案件に対し、案件毎の発注状況がリアルタイムに把握でき、かつ入力項目・申請フローのシステム設定をしたことで予算残高照会に対応する手間が省けました。システム導入により業務全体で年間2,700時間の削減効果がありました。ユーザー部門が自己解決できるという点で、業務スピードの向上に繋がっていると感じています。
予算がデータベース化されたことで、内部不正発生リスクも低減できました。
さらに、今回のシステム導入を契機に、業務の標準化を進めています。具体的には、パッケージに当てはまらない業務を見直しできないか、内部規定をもっと簡素化できないか、社内で検討しています。

主に3点あります。
1点目は、ユーザー部門におけるExcelでの作業を削減することです。そのために「fusion_place」のさらなる浸透を図るべく、マニュアルの整備や定期的な勉強会を通じて社内理解を深めます。
2点目は、決裁スピードの向上とデータ活用による意思決定支援です。今後はガバナンスを担保しながら、経営企画部から各部門の責任者に決裁権限を委譲していくことで、意思決定のスピードを上げていきたいと考えています。予算分析機能を活用して、経営管理の高度化も進めていきます。
3点目は、社内ルールの見直しと簡素化です。経営層からも指示を受けているところです。社内からの要望に対して、追加開発の必要性の有無を判断しながら検討を継続していきたいです。

さくら情報システムには、業務視点でのノウハウ、予算管理の事例をぜひ提供していただきたいです。また、運用面では内製開発のサポートも引き続きお願いします。