■　学生の振込口座情報を簡単かつ安全に収集したい
■　大量の送金処理をスピーディに納得感のある価格で行いたい
■　業務が煩雑かつ速さと精度が要求され内部リソースでは限界がある

■　学生が口座情報登録Webサイトを利用しスマホから気軽に申請可能となった
■　さくら情報システムと三井住友銀行が連携サポートして期限内に送金完了
■　約1万名の学生の口座情報収集から給付金支給までの一連の事務を省力化

新型コロナウイルス感染拡大を受け、学生のオンライン環境整備を目的とした「学生支援奨学金」を在校生約1万名に給付することを2020年5月の常任理事会で決定しました。
コロナ禍で2020年4月中は休校を余儀なくされていましたが、この「学生支援奨学金」は、コロナ禍でも安心して修学を続けるためのオンライン授業を適切に受講できるように、大学・短大、大学院・専攻科に所属する学生を対象に一律5万円支給するものです。当時、同様の支援金の給付を決めた大学はまだ少数で、他校に先駆けた取り組みでした。
しかし、本学では学生・保護者の口座情報は管理しておらず、一刻も早く学生に届けるようにという理事長の指示のもと、どうすれば良いか議論を尽くす余裕もなく焦っていました。
最終的に、学生本人に振込先の銀行口座を添えて申請してもらい、申請にもとづいて送金するという形式にまとめました。我々内部のリソースでは１万件の送金処理は困難と判断し取引先の銀行に相談したところ、三井住友銀行西宮支店からさくら情報システムをご紹介いただき、支援金振込にかかる事務作業を委託することにしました。

採用にあたって最も重視したのが納期のスピードでした。支給を決定したのが5月1日だったのですが、当月中に送金完了するために20日に全銀ファイル(※1)を納品してほしいという要望をお伝えしました。
当時、並行して数社に打診していましたが、いずれも5月中の送金が難しいとの回答でした。さくら情報システムが唯一、我々が提示した「5月20日納期」に対応可能で価格についても満足できる提案でした。また、企画・提案力、詳細設計に際しての確認の細やかさ、金額設定の提示などすべてが明解でレスポンスが早く、信頼してお任せできると判断しました。
予算に関してもご配慮いただきました。本学に在籍する学生は京阪神に集中しており三井住友銀行の利用者が多く見込まれることから、三井住友銀行のサポートは大きな後押しとなりました。当時は自治体や団体からの給付金の送金が重なっていましたから大変忙しい中だったと想像していますが、給付事業全体のマネジメントを支援していただきました。

(※1)　全銀ファイルとは、全国銀行協会(全銀協)が規定する「全銀データフォーマット」に準じたテキストファイルのこと

さくら情報システムには、新型コロナウイルス感染症対応として「学生支援奨学金」給付と実験実習費一部返還の計2回にわたり振込事務を委託しました。「学生支援奨学金」は一律給付決定からわずか1か月の間に約1万人の学生に送金が完了したことについて、思いがけず学内・外から評価をいただきました。特に学生のもとに早期かつ適切に給付完了することが大学としてのミッションでしたから、三井住友銀行とさくら情報システムのお力添えのおかげだと本当に感謝しております。

第1回目の「学生支援奨学金」給付の時は新型コロナウイルスへの不安が大きく、学内でも対面接触を控え、外部の来訪をご遠慮いただいている状況でした。さくら情報システムとは主にメールでのやりとりでしたが、コロナ禍においては感染対策という意味でむしろ良かったと思います。何よりも、限られた打合せにもかかわらず本学の意向を第一にあらゆる課題を早期判断解決して、的確かつ迅速な回答があり安心感がありました。オンライン会議を利用しての打合せに際しても大阪支店と東京チームが連携してサポートしてくださり、特に戸惑いも不便さも感じることなくスケジュールどおり円滑に進みました。三井住友銀行のきめ細かなフォローもありがたかったですね。
学生への一律支援は初めてのことで告知文章を考えるのも苦労しましたが、学内のさまざまな媒体を使って周知を図りました。学生の反応が非常に早く、最終的にほぼ100%の方に支給することができました。

第2回目の実験実習費一部返還の際は、コロナ禍によって中止になったプログラムについて実費相当を対象者約6,000人に返還しました。前回の対応に信頼を深めておりましたので、さくら情報システムに安心して依頼しました。
このときは、さくら情報システムから提案があり、口座情報登録Webシステム「かんたん振込」を初めて採用したのですが、非常にスムーズに処理ができ無事送金が完了しました。

大変満足しています。特に「かんたん振込」(※2)は、我々学校関係者だけでなく学生にも便利で助かりました。

まず、業務効率が大幅にアップしました。
申請用紙の配付、受付・開封作業、それに係る会場や用具の手配、切手貼付漏れへの対応、入力作業、重複申請のデータクリーニングなどの作業を大幅に省力化できました。紙の申請用紙を段ボールに梱包してさくら情報システムに発送する作業も不要となりました。他部署からの応援も得て総勢30名ぐらいがローテーションで10日ほど、まさに人海戦術で日常業務にも対応しながら乗り越えていたのが、他の業務にも取り掛かれるくらい時間的な余裕ができました。

次に利便性が向上しました。
「かんたん振込」は、スマートフォンからいつでも(※3)気軽に口座登録ができるので便利です。特に新型コロナウイルスのパンデミックの影響が大きかった時期は、書類を郵送することに対して「今この状況では郵便局に行きづらい」「ポストに投函しに行くのが怖い」といった声もありました。「かんたん振込」ではそのような心配をする必要がなく、学生から「こんなに簡単に登録できて大丈夫なのでしょうか」と問い合わせの電話があったぐらいでした。申請が遅れてしまった学生に対しても、Web登録でしたので送金日まで余裕をもって対応できました。学生から感謝の声やお礼が届いた時は、我々の支援が役に立ったと感じ本当に嬉しかったですね。

業務の品質についても、迅速かつ正確でセキュリティ面についても何の不安もなくお任せできました。また「こういう点でご心配はないですか」とお声掛けをいただくなど行き届いた対応をありがたく感じました。

(※2)　https://www.sakura-is.co.jp/solution/ps-000-114.html
(※3)　システムメンテナンスのため、ご利用いただけない時間帯(深夜など)もあります。

昨年に引き続き、「かんたん振込」による実験実習費の一部返還作業が現在動いています。入学手続金還付など他にも利用できる作業があるかもしれません。
「大学のDX」への注目が集まっていますので今後もご相談に乗っていただきたいと思っています。

武庫川女子大学ではICTを効果的に活用することで学びを止めない取り組みを続けています。コロナ禍を契機として始まった遠隔授業では、対面授業とは異なるメリットを最大限に活かせるよう工夫を重ねてきました。データサイエンスやAIに関するリテラシーを身に付ける教育もスタートしました。
創立100周年を見据え、本学をさらに飛躍させるプロジェクト「MUKOJO ACTION 2019-2039」で策定のビジョン「一生を描ききる女性力を。」を支える学びを充実させてまいります。