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CASE STUDY

人事・給与

年末調整Web申告 導入で
小田急電鉄全70駅ほか
グループ企業約20社の
業務を省力化!

導入企業小田急電鉄株式会社様

取材協力株式会社小田急フィナンシャルセンター様

INTERVIEW

小田急電鉄様では、紙ベースで年末調整申告を行っており、非効率で膨大な作業となっていたため、さくら情報システム「年末調整Web申告」を導入した。小田急電鉄全70駅ほか現場の負担が大幅軽減し、鉄道の安全に集中できる環境づくりに貢献した。さらに、小田急グループ約20社にシェアードサービスを提供する小田急フィナンシャルセンターに導入した。年末調整にかかる事務処理を約4割削減するとともに業務品質が向上した。

導入前の課題と効果

導入前の課題

■ 紙ベースの年末調整業務が膨大・煩雑かつ短期間での業務のため、省力化・効率化したい
■ 複数の勤務体制(シフト制)のため、申告用紙の配付・回収に工夫が必要
■ 人事給与システムと互換性のあるWeb型の年調システムを導入したい

効果

■ グループ会社含め約8000名に「年末調整Web申告」を導入し、業務を4割削減、省力化、ペーパーレス化に貢献した
■ Webやスマホから簡単に申告可能、かつ優れた使い勝手と充実のサポートにより、従業員の利便性が向上し申告作業がスピードアップした
■ 人事給与システムとのデータ連携が行えるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを撲滅できた

「年末調整Web申告」の導入経緯と選定理由

Q.導入に至った背景を教えてください。

小田急フィナンシャルセンターでは、小田急電鉄本体約5000名およびグループ企業約20社の年末調整業務を代行しています。
従来は、紙をベースに行っていたため作業量が膨大でした。申告書を印刷するために夜通しコピー機を使い2日がかりで仕分けして配付していました。小田急電鉄は、本社、現業の各駅、乗務員が所属する電車区・車掌区、車両部門、工務部門、電気部門と多数の拠点があることが特徴です。現場はシフト制で勤務日が一定でないため、申告用紙の配付や回収も非常に煩雑でした。現業の庶務担当者は申告書回収・チェックのために通常業務終了後(最終電車の運行後など)に対応せざるを得ないこともあり、負担が大きく長年の課題でした。


Q.さくら情報システム「年末調整Web申告」を採用した理由を教えてください。

採用の理由は大きく3つあります。
まず、当社が利用している人事給与システム「Generalist」との互換性、次に当社が求める要件に合致していること、3番目に会社の信頼性です。
実は、以前、他のシステムベンダーより同様なサービスの提案を受けたのですが、「Generalist」※1とのシステム連携ができないことがネックとなり導入に至りませんでした。「年末調整Web申告」は「Generalist」のユーザー会で初めて知ったのですが、人事給与システム間でデータ加工などの作業の必要がなく、できるだけ人を介在させたくないという当社のニーズに合っていました。また、クラウド型で毎年機能改善している点から、我々ユーザーの意見を反映してもらえると感じました。
2018年からは小田急フィナンシャルセンターも一緒に検討に入りました。さくら情報システムには検討段階から相談に乗ってもらい、親身で的確な対応に信頼を感じました。コスト面でも導入しやすいよう配慮いただき、求めていたものにようやく出会えました。


※1 「Generalist(R)」は東芝デジタルソリューションズ株式会社の登録商標です

導入プロジェクトと導入効果

Q.さくら情報システムの対応はいかがでしたか?

初めての導入で、着任したばかりのメンバーもいる中で不安もありましたが、信頼してお任せできました。
初年度に小田急電鉄が先行して導入し、その後グループ会社に展開したのですが、さくら情報システムには、導入の進め方やポイント、電子化のメリットデメリットなどを分かりやすく整理していただいたことによって、各社の理解を得られやすかったです。また、紹介動画は好評でした。社内の電子掲示板にマニュアルや資料とともに動画を掲載し活用しています。
運用時のサポートも手厚かったです。導入直後は従業員からさまざまな問合せがありましたが、すぐにヘルプデスクの方から回答をいただき、きめ細かく丁寧な対応がありがたく感じました。


初年度の導入に関してはスケジュールもタイトで苦労も沢山ありましたが、実務で使うことで経験を積みました。そのノウハウをグループ会社に適用し、当初3年がかりの計画を前倒しして、次年度にグループ会社約20社に一斉導入しました。導入に拍車がかかったのはコロナ禍の影響もあります。Web上でチェックできるのは大きなメリットです。大変な状況ではありましたが、小田急グループが結束して実現しました。


Q.「年末調整Web申告」を利用した感想や成果をお聞かせください。

非常に大きな成果が上がりました。
まず、業務時間の削減です。約30〜40%削減できました。導入前は12月の残業は当たり前でしたが激減し、精神的な負担軽減にもつながりました。コスト面では人件費、用紙代、印刷費、輸送費などが削減できました。保険料控除や住宅控除など証明書の紙での提出は依然として残っているため完全なWeb化は難しいですが、ペーパーレス化に貢献できました。


また、年末調整の業務の質が上がりました。
手書きの転記によるヒューマンエラーを撲滅できました。以前は人事部担当者が従業員から提出された申告書を元にシステムへ入力し、その後、入力したデータと紙の申告書を2人がかりで読み合わせしてチェックしていたのが不要となりました。管理者画面での申告状況の確認も簡単で、従業員の提出状況についてもExcel表にできるため、それを活用し、計画的かつ速やかに回収が行え、早い段階での回収率100%を実現しました。結果的にグループ会社との信頼関係も向上しました。
「年末調整Web申告」の使いやすさについては、操作がわかりやすくデザインも好感がもてます。「グッドデザイン賞」を受賞※2したというのも納得です。
さらに、毎年機能改善されていて、FAQサイトも充実しており従業員に簡単な説明で案内できるところもありがたいです。従業員からも好評です。特に若い世代はスマホ操作に慣れているため、学生アルバイトからスマホで申告書の入力ができて便利で良いという声も聞いています。
本業である「鉄道の安全に集中してほしい」という我々のメッセージが届いたと感じています。


※2 2020年度受賞 (主催:公益財団法人日本デザイン振興会)

今後の展望

Q.今後の計画についてお聞かせください。

さらなる効率化を目指したいと考えております。実際に利用者から良い評価が得られているので、グループ会社で未だ導入していない会社も導入が進むと良いですね。FAQサイトもアップデートされているので引き続き活用していきます。
今回、このような良い結果を出せて改めて良かったと感じています。さくら情報システムには末永くおつきあいをお願いします。


 


 


 

 

小田急電鉄様との信頼関係を大切に、「年末調整Web申告」の普及を目指す

さくら情報システムのサポート体制をご評価いただき大変光栄です。
小田急電鉄様では初めての導入ということで、「年末調整Web申告」の機能や利便性を小田急電鉄様、小田急フィナンシャルセンター様をはじめグループ企業の従業員の皆さまに深くご理解いただくことが重要だと考え取り組みました。
「年末調整Web申告」は、現在240社57万名※と大変多くの方にご利用いただいております。
今後もパフォーマンス・利便性向上を第一に、利用者様の要望に積極的に耳を傾け、機能改善と信頼性の高いサポートに努め、質の高いサービスを提供してまいります。


※3 2021年12月時点


取材協力

導入企業小田急電鉄株式会社 様

お客さまの「かけがえのない時間」と「ゆたかなくらし」の実現を目指し、新宿を起点に運行する鉄道事業を手掛ける。88社※からなるグループ企業との連携により運輸業、不動産・流通など幅広く事業を展開している。
※2022年4月時点

取材協力株式会社小田急フィナンシャルセンター 様

小田急電鉄株式会社100%出資の経理・給与計算業務のアウトソーシング企業。小田急グループ各社の経営基盤の強化と事業活動のサポートを担い、グループ全体を俯瞰する立場で連結経営の実現に貢献している。

 

 

 

  • 小田急電鉄株式会社
    人事部課長 (給与担当)
    株式会社小田急フィナンシャルセンター
    業務部部長 兼 ペイロール課 課長
    屋代 邦弘 様
  • 株式会社小田急フィナンシャルセンター
    業務部 ペイロール課
    課長
    合間 直樹 様
  • 株式会社小田急フィナンシャルセンター
    業務部 ペイロール課 課長 兼
    総務部 総務課 課長
    林 昌史 様
  • 株式会社小田急フィナンシャルセンター
    業務部 ペイロール課
    主任
    古川 泰広 様
 

さくら情報システム 担当者

  • 人事ソリューション事業本部
    営業グループ
    チーフマネージャー
    原 孝
  • 人事ソリューション事業本部
    営業グループ
    松本 明

※ 掲載内容、法人名、所属部署、肩書きなどは 取材当時のものです。

ソリューションについて
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資料をご用意しております。

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