企業は原材料費の高騰や人手不足といった課題に対応していくために、効率的な経営が求められます。現場では、「品質向上」「コスト削減」「リードタイム短縮」など効率的に業務を進めていくための取組が常に求められているのではないでしょうか。ここでは、業務効率化の検討には欠かせない業務の見える化と業務効率化を支える文書管理システムについて、説明します。

2つのアプローチ

業務の見える化には、「業務量の見える化」「業務プロセスの見える化」という２つのアプローチがあります。「業務量の見える化」とは、どの作業工程にどれくらいの作業時間を要しているのかを定量的に把握する方法です。作業全体における各工程の作業時間を明確にすることで、改善対象とすべき作業工程を絞り込むことができます。

「業務量の見える化」
例：各種分析

「業務プロセスの見える化」では、作業の流れが明確となることで、作業工程におけるムリ・ムダ・ムラを洗い出すことができます。

「業務プロセスの見える化」
例：業務フロー

このように、「業務量の見える化」「業務プロセスの見える化」を実施することで、より具体的な改善策を立案することができます。

業務効率化と文書保存

業務効率化を進める中で忘れてはならないのが、文書を効率的に管理することです。実施するための手段として、文書管理システムがあります。適切な文書管理により、「文書の格納場所がわからない」「どの書類が最新版かわからない」といった問題を解消し、業務に必要な情報を容易に検索することができます。また、保存期間を意識した廃棄作業の手間が省けるだけでなく、情報の正確性や安全性にも同時に対応することができます。

文書管理システムを利用するためには、前提条件として書類がデータ化されていることが求められます。文書管理システムを利用するためだけに、紙の書類をわざわざデータ化する作業を増やすのはあまり得策とはいえません。なぜならば、既存業務の手順が何も効率化されずに、文書管理システムを利用するための作業が増えるだけだからです。ただし、文書管理システムを利用した手順に見直すのであれば話は別です。

これまで手書きや紙媒体で対応していた書類を電子データ化することで、紙の運搬（移動）・保管などの手間がなくなります。これにより情報連携のスピードアップと作業の手間を削減することができ、業務効率化になります。2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行され、2024年1月1日より電子取引に関するデータの電子保存が完全義務化されます。この法改正も業務効率化を推進する世の中的な流れだといえます。

業務の見える化と文書管理システムは、企業の競争力を高めるための対応として、有効な手段であると思います。

更新日：2024年1月5日