政府による企業向け新型コロナウイルス対策に以下2点の助成金制度がありますが、これらは申請者の準備作業の負担が重いと言われています。

・小学校休業等対応助成金
・雇用調整助成金

当社では実際に小学校休業等対応助成金を申請する際の作業負担を軽減すべく、その対応をロボット化しました。
そこで、今回のコラムはその内容についてご紹介します。

小学校休業等対応助成金は、新型コロナ対策によって小学校などが臨時休校し、子供への対応が必要となった社員に有給休暇を取得させた事業主に対して支払われる制度です。申請するには、対象者の勤怠管理データや個人情報を複数のシステムから取得・集計し、所定のフォーマットに転記する必要があるため、結構な手間が掛かります。また、イレギュラー業務のため、人為的ミス発生の可能性も捨てきれません。

そこで手を挙げたのがUiPath社（※）でした。
同社は「RPAをより多くの企業の方々に知ってもらいたい」「RPAで業務を自動化して社員の作業負荷を減らしたい」といった思いから、無償のトライアルライセンスを利用したロボットを提供する取り組みを実施しました。RPAツール"UiPath"の導入支援サービスを提供し、かつ販売代理店である当社もこの取り組みに賛同し、より多くのお客様に提供できるよう、まずは社内で試行することにしました。

UiPath社から提供されているロボットは、申請対象者の情報を入力データとして用意すれば、あっという間に申請書を作成します。
当社ではその入力データもロボットで作成することにしました。また、申請書だけではなく有給休暇取得確認書という添付資料を申請対象者毎に用意する必要があったため、こちらもロボットで作成することにしました。
入力データ作成と有給休暇取得確認書作成用のロボットを約3日で完成させ、UiPath社側のロボット（申請書の作成業務）と連携することで、迅速な対応ができました。

当社人事部のTさんが実際に利用した際の感想を紹介したいと思います。

・対象者が現時点で数十人いたので、人手で対応した場合、1週間くらいかかったのではないかと思います
・入力ファイルさえきちんと用意できれば、申請書への記入ミスもなくなるので、チェックの負担も減って助かりました
・今回初めてRPAを利用して、パターン化している作業は全てお任せできることがわかりました

小学校休業等対応助成金の制度は時限性のあるものですが、RPAは人事関連の定型作業にも適していますので、これをきっかけに人事・労務関連部門の方にもRPA導入をお勧めしたいと思っております。

(※)
https://www.uipath.com/ja/newsroom/covid-automations-application-submission-workflow-2020-06-04
UiPath社では小学校休業等対応助成金のほか、雇用調整助成金の申請用のロボット(ワークフロー)提供中です。
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