■　人事給与システム「Genelalist」の保守や改修にかかる人的リソース不足とコスト高を解消したい
■　「Genelalist」と親和性のあるサービスを導入することで、より安定した運用を目指したい
■　紙ベースの非効率な業務やヒューマンエラーを無くしたい

■　オンプレミスからクラウド移行によりセキュリティ強固な基盤が構築でき、外部委託コストを削減できた
■　人事関連書類のやり取りがWeb上で行えるようになり、入社予定者や従業員の利便性が向上した
■　書類入力ミスなどが無くなり、業務スピードアップと効率化、コスト削減が図られた

人事給与システム「Generalist」を2007年頃に導入し、社内でサーバーを構築して利用するオンプレミスにて運用していました。システム運用保守を外部委託していましたが、法改正に伴う改修対応、専門知識を持つ社内人材の確保、コスト面が課題でした。2022年度の人事制度改定を機に、人事給与システムのより安定した運用を目指し、クラウドへの移行を決断しました。

人事業務のDX化という観点では、入社手続きにおける入社予定者との書類のやり取りや、年1回の作業ではあるものの年末調整、住民税などの定型業務を紙ベースで行っており、多くの課題がありました。具体的には、約1,800名の従業員に対して、書類に記載を依頼して返送してもらうまでに時間を要し非効率であったこと、手入力や目視確認によるヒューマンエラーのリスク、コストがかさんでいたことです。一部の作業を外部に委託していましたが、全体的な作業工数は変わらず根本的な問題の解決には至りませんでした。そのような状況の中、上述のGeneralistのクラウド移行に合わせ、さくら情報システムからタイムリーに人事関連サービスの提案をいただきました。そのうち、給与明細照会システムについては既にWeb化していましたが、従来のサービスでは、Generalistのデータを加工する必要があり、委託費がかかっていました。Generalistと親和性のあるシステムに変更することで、より効率的な運用ができると考え、4つのサービス導入を決断しました。

紙作業からの脱却や業務効率化、コスト面、安定運用等の課題に対し、さくら情報システムが提供するソリューションによって解決できると考えたからです。元々当社の人事給与システムの導入時から携わっていただいており、中身を全部知っているという安心感もありました。また、当社の状況に合わせて、段階的にサービスを提案してくれたことも良かったです。さくら情報システムの営業担当者が毎回丁寧に説明してくれました。

今回のGeneralistのオンプレミスからクラウドへの移行、その後の段階的な4つのサービス導入は、人事部、従業員側の双方にとって大きな取り組みでした。人事部ではサービス導入初年度のユーザー対応が肝心だと考え、各サービスのリリースに向けて説明資料作成や従業員へのフォローを心掛けました。

苦労したのは人事制度改定と並行しながらの導入です。制度改定の設計を行いながら、それに合わせた改修に取り組み、試行錯誤しながら進めました。制度改定に伴い給与に反映される項目や数字、処理方法といった専門的な知識のインプットが必要でした。さくら情報システムは、当社に常駐し、アドバイスやスケジュール調整等、円滑に導入できるようサポートしてくれました。会議室で長時間にわたって集中的に打合せを重ねたこともあり、質問した際にも丁寧に回答してもらいました。寄り添うサポートに大変感謝しています。

業務効率化、コスト削減という2つの観点で大きな成果がありました。

Generalistのオンプレミスからクラウドへの移行によって、外部委託していた改修作業が社内で完結できるようになったことから大幅なコスト削減に成功しました。また繁忙期に土日返上して行っていた作業もなくなり残業が減少しました。

導入した4つのサービスのうち、1つ目の「年末調整Web申告導入」については、紙作業がなくなったことでの書類郵送費の削減や業務委託費の軽減により経費が削減できました。パソコンだけでなくスマートフォンからも申請できるため、特に店舗で働く従業員から「便利になった」と好評です。

2つ目の「XOLOGY労務」では、これまでは人事部が登録していた個人情報を入社予定者本人が直接画面から入力することにより、住所や口座情報などの転記ミスが格段に減りました。母の日などの繁忙時には短期アルバイトを100人単位で採用することもあるため、大量の個人情報の登録、確認作業が著しく効率化されました。この業務においても紙作業がなくなり郵送費も大きく削減できました。

3つ目の「HRA給与明細照会サービス」、4つ目の「住民税通知書配付サービス」については、導入して間もない、あるいは今後導入予定(※)のためまだ具体的な成果は示せませんが、他サービスと同様、業務効率化、輸送費・委託費のコスト削減につながればと期待しています。

これらのサービス導入によって、定量的な成果が出せたことはもちろんですが、何よりも従業員にとって使いやすくなったことに経営層からも高い評価を得ました。導入を進める中で、マイナンバーの取扱いや権限の設定など、セキュリティ面でも安心して使えるサービスだと感じています。

(※) 2024年5月取材時点

人事業務において、バラバラなシステムやフローを1つのシステムで完結できるようにしたいと考えています。例えば、従業員の結婚など人事情報の変更があった際に、フォームに情報入力すると全てのシステムに自動連携できるような仕組みの実装です。今回のGeneralistのクラウド移行、サービス導入によりその基盤ができました。従業員にとってのUI/UXを高めながら、会社全体のさらなる工数削減につなげていきたいです。さくら情報システムには引き続き手厚いサポートをお願いできればと思っています。