これまで、人事給与システムや給与明細の電子化といったシステム寄りの話をしてきましたので、今回は少しテーマを変えて、人事部ってどういう部署なんだろうということで、話をしたいと思います。

まず、人事部は何のためにあるのかと考えてみると、会社のためとか、従業員のためとかが 思い浮かぶと思います。
例えば、会社が発展し社会に貢献していくための優秀な人材を採用し、育てていくこともありますし、従業員にとっては、勤務しやすい環境（人事制度）作りとか、充実した福利厚生などがあるかと思います。
また、従業員にとって人事部はどういう存在かというと、会社の風土や考え方によって違ってきますが、威厳があり敷居の高い存在と、気軽に何でも相談できる存在とに、大きく分かれるのではないかと思います。

先日他でうかがった、毎月の勤怠実績締めに関わる出来事をご紹介します。
ある月に新たに出向者が入ってきたので、締めの作業を行う画面の注意事項を確認し、記載どおりの対応を行ったそうです。すると、締め作業の期日翌日に人事部から電話があり、勤務管理締めを正しく行うように指摘されました。どうやら操作方法が変ったにも関わらず、注意書きに記載されている内容は、変更されていなかったようです。
電話の後に直接人事部に行って、自分が見ているのは締め作業を行う画面の中にある注意書きで、そこにこう記載されているが、違っているのであれば修正してほしいと具体的に伝えたのですが、反応は、締め作業を正しく行ったかの確認で終わってしまいました。
一昔前のお役所のような 対応をされてしまい、がっかりしてしまったとのことです。

このような対応があることを残念に感じたとともに、システムをお客様に提案している立場の者としては、システムの仕様や運用が変った際に、そのことを従業員に伝えたり、マニュアルを変更する必要性を改めて感じました。

事務作業でも、途中で作業手順が変ったりすることはありますが、それを行う手順書をしっかりメンテナンスすることで、人が変ってもスムーズに対応ができます。 システムについても同様で、仕様変更があって操作方法が変ったら、あわせて仕様書やマニュアルを漏れなく変更しておくと、ユーザーは何をどう操作したらいいのかを迷わずに済みますし、管理部署は問い合わせ対応などに時間を割かれずに済みます。

最後はまたシステム的な話になってしまいましたが、どのようなシステムでも、ユーザー目線の運用を心掛けて対応していくことが大切だと、つくづく実感しました。