■　申告書類を独自で作成していたため、法改正時の改訂が大変だった
■　年末調整申告が紙運用のため事務処理の負荷が大きく、保管場所確保が必須だった
■　従業員の4割を占める工場で勤務する従業員にとって使いやすいシステムを検討する必要があった
■　グループ各社で独自に年末調整業務を運用しており、統一されていなかった

■　最新の法改正に対応するSaaS型で、帳票類改訂や印刷の手間を削減
■　ペーパーレス化により年末調整手続担当者や管理者の事務負担を大幅に軽減し、時間外労働を約25％削減
■　スマホからも申告でき、全従業員の約95%がWeb申告に切り替え
■　スズキ本体、及び国内グループ会社の年末調整システムが統一され、年調業務の標準化を実現

年末調整申告は紙で運用していたため、配付から回収、データ化等、作業が膨大でした。当社の特徴は、本社、工場、販売代理店、関係会社など、幅広く部門や拠点が存在することです。これまでは、当社独自フォーマットの紙の帳票を各拠点に配付・回収・内容チェック・修正依頼等をしており、担当者の負担が過大になっていました。帳票のフォーマットも、毎年のように変更点が発生し、大量の紙の保管場所確保にも苦労していました。さらに、販売代理店での年末調整業務の運用が統一されていないことに課題を感じていました。そこで、年末調整のWeb化の検討を始めました。当初は社内イントラネットを利用したシステムを検討していましたが、工場勤務者のように業務上、PC利用頻度の少ない場合もあったため、個人のスマホから申告可能なSaaS型サービスを探していました。

主に3点あります。
1点目はユーザーインターフェースの良さ、2点目は紙の帳票が出力可能なこと、3点目は担当者の方の丁寧なサポートです。
選定にあたり最も重視した点は、現場が使いやすいかどうかです。工場勤務者は１人１台PCがある環境ではないため、SaaS型で個人のスマートフォン等も活用できるサービスを求めていました。
さくら情報システムの「年末調整Web申告」は、デザインが刷新され直感的に操作しやすく、かつ一問一答形式で使いやすそうな印象を持ちました。
一方で、当社の従業員は年代もさまざまで、ITデバイスの操作が得意ではないという方もいますので、紙申告の余地を残しておきたいと考えていました。その点「年末調整Web申告」は、紙の帳票も印刷できるという事で当社のニーズに合っていました。
採用前はまだコロナ禍ではありませんでしたので、さくら情報システムの担当者の方が当社の本社がある浜松市にまで何度も足を運んでくださり、大変丁寧に説明いただきました。
さまざまな側面からさくら情報システムの「年末調整Web申告」にとても魅力を感じました。

年末調整申告を紙からWeb化するということで、これまでの年末調整のやり方とは全く変わるため、従業員はもちろん、人事や各職場での回収チェックを担当する庶務担当も戸惑う部分が多かったです。しかし、さくら情報システムの導入サポートのおかげで、社内での理解が深まりました。
初年度の従業員向け説明会では、さくら情報システムの担当者の方が同席して熱心に説明してくれました。その後も数回にわたるサービス勉強会をさくら情報システムと共に実施し、従業員への理解を深めていきました。実際に年末調整が始まってからも、当社からの質問に対して丁寧かつ迅速に対応いただき大変行き届いた対応でした。年末調整が終了した後も、Web会議を通じて共に振り返りをしており、システムについての要望なども快く受け入れていただいています。

本社人事部門、各拠点の管理者、従業員、販売代理店など、さまざまな拠点で非常に好評です。
初年度はスズキ本体の導入を実施し、使い勝手や効果を実感できた為、翌年度から製造・非製造の関係会社や販売代理店に順次展開しました。現在は本体約19,000名の他、国内グループ会社(合計約35,000名)の従業員が利用しています。
「年末調整Web申告」により、管理部門年末調整時の時間外労働を約25％削減できました。人事、庶務担当共に紙の申告書の回収や確認の手間を削減でき効率化できました。
また、約95％の従業員が現在利用しており、私たちが想定していた以上に従業員のWeb申告が進みました。これまで約1週間かかっていた、全ての紙の申告書をデータ化する作業やコストもかからなくなり、大きな効果があったと考えています。
従業員からは、「全く問題なく使えている、使いやすい」といった声を聞きます。従業員からの問い合わせも徐々に減っており、全社的に「年末調整Web申告」が浸透していると感じています。
販売代理店でも年末調整システムの統一化ができ、作業効率化につながりました。さくら情報システムの「年末調整Web申告」は、従業員が申告をすると担当者がタイムリーに申告内容を確認でき、不備があればすぐに従業員自身が訂正できるため、担当者が不備の修正を待つ時間も無くなりました。
コロナ禍の年末調整も、Webで申告するメリットを活かせて良かったです。

業務のさらなる効率化を目指したいです。さくら情報システムとコミュニケーションを図りながら、業務クオリティ向上の為に、一緒に良いアイデアを考えていきたいと思っています。「年末調整Web申告」の導入から3年。Web化のメリットを年々実感しています。さくら情報システムとは良いおつきあいをしていきたいですね。引き続きサポートをお願いします。