■　従業員約1万人分の年末調整にかかる管理を省力化したい
■　人事給与システム「Generalist」とデータ連携したい
■　全国の支店での人手を介した申告業務をトータルオフィスパートナーに集約し、工数や業務品質のばらつきを抑えたい
■　従業員側での申告手続きの煩雑さや申告ミスを減らしたい
■　提出書類の大量保管に要する費用を削減したい

■　年末調整担当者側(清水建設支店、各部門)での書類の回収や整理などの管理がほぼ不要となり、全社内で該当業務の担当を20人から6人体制に減員できた
■　標準機能で「Generalist」と容易にデータ連携できた
■　申告業務をトータルオフィスパートナーに集約し、属人化が解消、ピーク時の負荷分散が実現
■　チャットボットやガイド機能の充実したクラウドサービスでの申請で、申告ミスが激減
■　法定要件7年分の提出書類約21万枚の保管費用削減効果が見込める

年末調整業務は、従前は紙ベースで行っていました。従業員、人事部担当者、人事関連事務サービスを提供するトータルオフィスパートナーにとって負荷が高かったため、システム化を検討していました。従業員は約1万人で、全国に現場事業所を抱えていることが特徴です。申告書フォーマットのメール配信作業から回収、データ転記、内容チェック、修正のやり取りなど煩雑で、従業員側では申告書の記入不備やミスが多発し、回収フォローや問い合わせ対応に手間と時間がかかっていました。申告書チェック作業のピーク時は20人近くの人員で2、3週間かけて行っていました。

全国にある現場事業所からの申告書回収も苦労していました。支店ごとに申告書を回収し、まとめて本社に郵送するというフローでしたが、各支店の取りまとめ担当者の負担も大きく、専門知識を持ったベテラン担当者が現場従業員からの相談や申告書記入をサポートしていたのが実情でした。支店担当者の業務処理力のばらつきの問題、担当者の退職後の引き継ぎや後任者不足も課題であり、業務集約の必要性を感じていました。

導入の決め手は、当社が利用している人事情報システム「Generalist」との親和性です。
具体的には、システムからデータをCSV化する過程でのエラーやデータ漏れなどの心配が無く、データ加工の手間無く使える点が評価のポイントです。セキュリティ面、シングルサインオン機能など、大規模ユーザー管理に適した機能が揃っていることも当社の要件に合致し、導入時もトラブルなく稼働できました。

サービス概要や申告書の画面フローなどの資料をさくら情報システムが用意してくれました。とてもわかりやすく、利用マニュアル作成時に大変役立ちました。従業員自身で操作し申告してもらうため、初心者でも、いかにわかりやすく扱えるかを重視してマニュアルを作成しました。
運用に入ってからも、実際に操作してわからない点があるときは連絡し、迅速に対応いただきました。

従業員にとっても、人事部門にとっても、申告手続きが本当に楽になりました。
「年末調整Web申告」を使ってまず感じたのは、申告書作成時の画面操作がとてもわかりやすいことです。特にチャットボット、クエスチョンマークをクリックすると表示されるガイド機能が人気です。今の従業員は、自分で調べて解決するタイプが多い印象なので、ガイド機能が喜ばれているのではないでしょうか。Web上で業務を行うことが当たり前になっている中、従業員側も「やっと電子化された」と好意的に受け止めてくれたと感じています。

会社のパソコンや業務用スマホから手続きできる点も便利です。コロナ禍の影響で出勤が制限された時も、慌てることなく在宅で対応できました。税制度改正に伴う対応も、導入前は担当者が勉強会を開いて入念に準備していましたが、その必要もなくなりました。
シングルサインオン機能も作業効率化に役立っています。そのため従業員は、スムーズに申告書入力ができます。

導入の成果については、年末調整担当者側では、業務ピーク時に従前の半分以下の約6人で行えるようになりました。システム導入を機に従業員からの各種証明書類の提出先がトータルオフィスパートナーに集約されたので、各支店を介しての回収が不要となり、期間を短縮できました。問い合わせに追われることも無くなり、働き方改革など、他業務の対応が可能になりました。
提出書類約3万枚分の紙がほぼなくなり、全社で約21万枚分(※)の保管コストを削減できる見込みです。
(※)法定要件7年分(約3万枚×7年＝約21万枚)

順調に運用できています。
導入初年度は従業員からの戸惑いの声や問い合わせもありましたが、2年目は問い合わせの電話が激減しました。
「年末調整Web申告」は、前年度の申告データを複製できる機能があるので、2年目以降は申告がもっと楽になり、申告のスピードアップにつながっています。従業員から「とても便利だ」という声が届くようになりました。
制度改正に伴う申告書の変更点もシステムに反映され、従業員への案内もタイムリーに行えています。

年末調整業務は年1回ではありますが、更なる業務効率化を目指して、システムのベストな利用方法を模索しています。関係会社への展開を検討しており、他社での活用事例や工夫を共有いただけるとありがたいです。
従業員への納税の意識付けも必要ではないかと考えています。申告手続きが楽になった一方で、従業員が内容をきちんと理解した上で申告しているのか不安があります。従業員向けに所得税に関するセミナー開催などを検討していきたいですね。
全社的な課題は、働き方改革の実現です。在宅勤務の導入、職場のフリーアドレス化ほか多様な働き方に応える各種施策を進めています。手続きの電子化、ペーパーレス化に伴い、書類の効率的な管理も求められています。政府主導で行政手続きのオンライン化が進められていますが、年末調整の完全オンライン化の実現を待ち望んでいます。