今回は、人事部や研修担当部署等で企画された、研修やセミナーを管理するというのは、想像以上に煩雑で大変だということについて、お話したいと思います。

研修や受講を「管理する」といっても、いろいろあります。

まずは、研修等の申込みに対する「申請管理」です。

社員から研修の受講申請をあげる場合、研修を企画した側は、受講対象をあらかじめ絞って、申請を受け付けた方が効率的です。 また、トップダウンによる「指名制」の研修についても、その対象者をいち早く検索できる仕組みがあると、よりスムーズに代行受講の申請が行えます。

次に、実際の「受講管理」です。

システムを活用したｅラーニング研修であれば、受講者の進捗状況を管理者としては確認したいところです。 例えば、受講者が途中で中断したい場合、一時的に状況を保存することで、管理者からその進捗具合が分かると非常に便利ですし、進捗が思わしくない場合は、メール配信で催促する機能があると更に便利です。

また、受講課題等の「提出管理」も必要です。

例えば「事前課題」や、研修報告書のような「事後課題」など、提出物を要求する研修もあると思います。 それを社内メールに添付したり、ネットワーク上に保管・閲覧するなどしても、誰が提出済みで、誰が未済なのか管理するのは、案外大変な管理作業です。 課題の提出状況を画面に表示させたり、上述のようにメール配信ができるシステムであれば、管理者の負担も格段に軽減されます。

そして、研修の「履歴情報管理」です。

受講者からすると、今、自分が受講している研修は何か？終了した研修は何か？など、自分の情報を表示（確認）できることは当然ですが、管理者側からも、それを確認することができる仕組みがあると便利です。 管理者側としては、その研修の「効果」も確認したいところです。

例えば、受講内容に関する、「アンケート」を実施できる仕組みがあると、その研修の効果の程が確認でき、今後の研修の企画に応用することができます。 更には、上司は部下を育成することも重要な役割の一つですから、部下の情報が確認できる仕組みがあると良いですね。受講者がキャリア形成に役立てられる研修を受講しているか？、また、必要とされるスキルを補う研修は何か？などが把握できれば、より充実した社員育成となるでしょう。

最後に、履歴情報を「人事側」にフィードバックできると、キャリアプランの構築や、タレントマネジメントにまで発展させることができるようになります。上述のように研修の管理は、非常に大変かつ煩雑になりますので、統合的に研修を「管理」できる仕組みを、構築、検討することが重要と考えます。