前回のコラムでは、給与明細等を電子化（Web化）することによるメリットについてお話しさせていただきました。 私は仕事がら、お客様に給与明細の電子化についてご紹介する機会がありますので、 今回は、その際よく聞かれることについてお話しさせていただきたいと思います。

まず、お客様から聞かれることは、 「電子化することで、どんなメリットがあるのか。」 ということですが、これは前回のコラムでお伝えしたように、 コスト削減、作業負担の軽減、リスクの軽減などがあると思います。

他に聞かれることとして多いのが、 「紙明細じゃなきゃ嫌だという従業員がいたらどうするのか。」という質問です。

特に、特別な理由無しで「紙の給与明細のままがいい」と従業員が言ってきた場合は困りものです。 紙から電子化することのメリットを説明したとしても、 そのメリットとは関係なく「なぜこれまで通りにできないのか」とか、 「これまで紙で保存してきたから」とか、なかなか電子化について納得しません。

人事部としては、このような従業員のワガママが出てくる前に何とかしたいものです。 そこで、まず人事部として大切なのは、会社として、 「○月の給与明細から紙を廃止し電子化する」と、 従業員に向かって広報及び宣言することだと思います。 また、その際には、会社にも、従業員にも、これだけのメリットがあると説明することも大切です。

ただ、強制的な印象を持たれない為に、２ヶ月程度の並行稼動期間を設け、 電子明細だけでなく、今まで通りの紙明細も出して、従業員に慣れてもらう期間を設けて、ソフトランディングすることも、１つの案かと思います。

この並行稼動を行うと、従業員は電子化されることでの便利さを実体験で理解できますので、 想定していたよりもスムーズに進むのではないかと思います。 実際に、事前に従業員から給与明細の電子化を行うことに対するヒアリングを行ったある会社では、ヒアリング時に反対意見だった従業員も、並行稼動後には、電子化に対する抵抗が無くなっていたとのことです。 特に、パソコンだけでなく、スマートフォンや携帯電話でも給与明細を見られるようなシステムだと、より従業員は電子化のメリットを実感できると思います。