人事部で使用する帳票は、書類等も含めてたくさんありますが、種類としては大きく３つに分かれるのではないかと思います。

１つ目が、
公的に様式が決まっている帳票。例えば、源泉徴収票など。

２つ目が、
公的に様式は決まっていないが、載っている情報はどの会社もほぼ同じ帳票。 例えば人事台帳や給与明細など。

３つ目が、
各社で独自に作成している帳票です。

今回は、この３つのパターンの帳票のうち、２つ目の「公的に様式は決まっていないが、載っている情報はどの会社もほぼ同じ帳票」について、話をしたいと思います。

最近の人事給与システムは機能がどんどん増えて、公的に決まっている帳票のほとんどを標準で出力することができ、わざわざシステム開発して作成する必要はほぼありません。どの会社でも必要な人事台帳や給与明細などは、ベンダーごとの人事給与システムによって多少の違いはありますが、出力される項目はどれもほぼ同じです。

ただ、せっかく新しい人事給与システムに切替えたのに、以前から使っていた帳票の様式にこだわり、パッケージが持つ同様の帳票を使わないというケースが時々あります。以前からずっとこの形だったから、システムが変わっても今までと同じにしたいというものです。このような場合、その人事給与システムに無い様式での帳票を作成する必要がある為、 別途システム開発費用が発生します。

以前私の経験した例ですが、新しく人事給与システムを導入した際、「この所属別資格別の人数一覧は、この様式じゃないとダメ」と言われ、追加でシステム開発をしたことがあります。しかし、その一覧を何に使っていたかといえば、毎月ファイリングをして、何か必要な時に対象の所属にいる人数を確認する、といった程度のものでした。それであれば、新しく導入した人事給与システムにも同じような帳票があったので、それで十分に要件は足りたと思います。

システムはお金を出せば何でもできてしまいますが、ちょっとした「こだわり」は捨てて、余計な費用はなるべくかけないようにしたいですね。