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COLUMN

人事コラム

人事制度

マイナンバー収集で起こり得ること

松永 裕子

2016.05.13

4月は、新卒社員など入社者が多いタイミングです。入社の手続きとともに、マイナンバー収集を検討、対応されていることと思います。また、昨年終わりから今年初めにかけて社員のマイナンバー収集はほぼ終わったものの、お取引のある個人事業主様のマイナンバー収集はこれから始めるという企業も多いのではないでしょうか。

マイナンバー収集は多くの企業でこれからも続くと思います。これまでマイナンバー収集業務に関わってきた中で、直接的な収集作業以外に人事部での対応を必要とするケースがいくつかありましたので、3つほどお話したいと思います。

1つ目は、社員が人事部に本人・家族情報変更の届け出をしていないことが見つかるケースです。企業の代行で対象者にマイナンバー収集専用書面を送っても届かなかったり、書面は届いたものの扶養家族分の過不足があるというものです。この場合、人事部では、人事手続きを含めて予定外の仕事が増えてしまうことになります。只、以前から複数回広報をされていた企業は比較的予定外の仕事は少なかったようですし、すでに社員のマイナンバー収集を終えた企業でも、子どもが生まれるなど、扶養家族の変更があったら忘れずに届け出が行われるような仕組みづくりを検討する必要があると感じました。

2つ目は、社員が人事部に届け出ている基本的な情報が違うことが見つかるケースです。マイナンバー収集専用書面に書かれている氏名、生年月日が通知カードや身元確認書類に記載されたものと違っているというものです。扶養家族については、入社時や結婚、子供の出生時の届け出に誤りがあったのだと思いますが、社員本人氏名の漢字表記や生年月日が違っていることもありました。今後はこのような間違いが起こらないよう、年末調整の書類に記載されている内容を今まで以上にしっかりと社員に確認してもらうよう促す必要があると思います。

最後は、個人事業主様の本人確認が難しいというケースです。企業で氏名は把握しているが、生年月日や個人の住所は把握していない(会社の住所のみ把握している)ので、通知カードや身元確認書類との一致確認が難しく、本人確認がスムーズにいかないというものです。通知カードと身元確認書類の記載内容が一致していればまだよいのですが、それも一致しないことがありました。更には、マイナンバー収集のタイミングで世代交代していることがわかることもありました。企業にとって個人事業主様の位置づけは様々ですが、マイナンバー収集においては、各社とも苦労をされているようであり、定期的に先方の様子を伺う機会を作るなどの対応をしておいたほうがよいと思いました。

上記に挙げたことは一例ですが、事前に対応しておくことで、急な対応を減らすことができると思います。人事部として必要な対応をスムーズに行えるようにするためにも、社内外の関係者への広報、連絡の仕方を見直す機会にしてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

松永 裕子

サービス事業本部 HRS第2部 グループ長

人事・育成業務における課題解決に向けて、お客様と一緒に取り組んでいきます。
システム提案・開発、本社業務(経営企画、人事)等を経験してきました。人事部在籍時には、ダイバーシティをはじめとした人事施策の企画・推進やパーソナルスキル講師等の実績があります。



※ 所属部署・役職は2021年3月以前のものです

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