お役立ち資料
▶ 【社労士からのアドバイスあり】人事課題・人的資本経営をDXで解決する方法

これからの人事が抱える課題とその具体的な対応策を１つにまとめたお役立ち資料を準備いたしました。
この資料では人的資本経営を含む人事が抱える課題と具体的な対応策を、社労士からのアドバイスをふまえてご紹介しています。
こちらも是非お役立てください。

人事業務を効率化する3つの方法

ここでは、人事業務の効率化につながる3つの方法をご紹介します。

人事・給与システムの導入や見直しを行う

人事システム導入による情報一元化、また現在お使いのシステムの見直しを行うことも、人事業務の効率化につながる方法のひとつです。

例えば、従業員との連携が必要な勤怠管理や労務管理などは、システムを用いることでペーパーレスやヒューマンエラー防止に繋がり、給与計算業務の効率化や透明性の高い人事評価などにつながるでしょう。

人事・給与システムは幅広い種類があり、各業務に特化したシステムや業務全体をカバーするシステムなどのなかから自社にあったものを選ぶことで、業務効率化が行えます。

RPAなどによる自動化で効率化を図る

プログラムを用いて業務を自動化する「RPA」を導入することも、業務効率化の実現に効果的です。RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、事務作業などを自動化できる仕組みのことを指します。

人事部門には、定型業務やメール送付などの煩雑な事務作業が多くあるものです。
そのような業務をRPAに任せることで、作業の大幅な効率化やコストの削減が可能になります。
実際に累計約5,000時間超の業務時間削減につながった事例や、月間9,000時間以上自動化を実現し業務品質を向上させた事例はこちらで紹介しています。

さくら情報システムでは、RPAツールと独自の導入支援サービスを組み合わせたRPAソリューション「SakuRobo」をご提供しています。RPAの活用にご興味を持たれた方は、ぜひページを一度ご覧ください。

人事業務の一部をアウトソーシングする

人事業務の効率化につながる方法として、外部企業に業務の一部をアウトソーシングする方法も挙げられます。

例えば、新人研修や営業研修などの人材育成に関する教育・研修や、勤怠管理・給与計算といった労務管理、事務作業などがアウトソースできる業務の一例です。
最初からすべての業務をアウトソーシングするのは難しくても、比較的簡単にアウトソーシングできるような業務もあるはずです。株式会社ベネッセコーポレーション様の事例でも最終的には人事的な企画・運用・判断を行うコア業務に専念することを目指していましたが、まずは給与関係の業務やノンコア業務についてアウトソーシングすることから始めました。結果ASPシステムと人事業務BPO(※1)を同時に構築し、新しい人事体制の実現につなげています。
※1　BPO (Business Process Outsourcing)：従来は企業で行っていた業務を外部事業者に委託することを指します。業務委託やアウトソーシングなどとも呼ばれます。

アウトソーシングを活用することで、コア業務への集中や業務の工数削減など、さまざまなメリットを享受できることでしょう。

人事業務の効率化に役立つシステム

定型作業の多い人事業務は、ITシステムや自動化ツールなどを用いることで、大幅に効率化させることが可能です。ここでは、人事業務の効率化に役立つシステムについて、具体的に解説していきます。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、従業員の個人情報やスキルなどを一元管理し、適切な人材配置や人材育成などに活用できるツールのことです。

従業員データを分析・可視化することで、限られた人材を最大限活用できるようになり、ニーズに即した人材の確保や生産性向上につながります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時間の打刻や記録、残業時間の申請・労働時間の集計などを行えるツールです。

従業員の労働状況を可視化したり、手作業で行っていた入力作業を削減したりすることが可能で、業務時間の正確な管理や人的ミスの防止につながります。クラウド型が主流になりつつあり、リモートワークやテレワークにも適したシステムです。
HRA就業管理サービスは、各社の就業規則や36協定に合わせたシステムをご提供可能で、お客様のご要望に応じたカスタマイズを加えることができます。クラウドパッケージでありながら、ボタンの配置などの細部に至るまでお客様の要望を取り入れた設計を行います。

人事評価システム

これまで人の手により行われてきた人事評価に関する業務を、自動化できるツールが人事評価システムです。

データ収集・分析や評価表の作成、フィードバックまでをシステムが代行することで、業務の大幅な効率化や客観的で公正な評価を実現できるようになります。

人事給与システム

人事給与システムは、人事に関する業務を管理し、人事部門の業務効率化を図るものです。

システムによってカバーする業務範囲は異なりますが、人事情報の管理、給与計算・労務管理などに広く活用することで、工数やコストの削減を図ります。
さくら情報システムが提供する「人事給与システム」は、国産の人事・給与パッケージソフトウェア「Generalist（R）(※2)」をベースとしたクラウドサービスです。多機能で拡張性が高い「標準モデル」を軸として、お客様のニーズに応じて「テンプレートモデル（簡易版）」での導入も可能です。
人事部門の事務負担を軽減するだけでなく、コストの削減やコア業務への集中を加速し、競争力強化と事業拡大を支えます。
※2「Generalist(R)」は東芝デジタルソリューションズ株式会社の登録商標です

教育・研修システム

教育・研修システムとは、研修状況の管理や、「eラーニング」で使う講座映像などを配信できるシステムのことを指します。

社員の教育・研修状況をシステムにより管理することで、教育・研修に関するさまざまな業務を効率化できます。例えば、受講キャンセルなどにおける事務作業を軽減できたり、動画教材を用いる場合は教育コストを抑えたりする効果が期待できるでしょう。

人事DXについては、以下の記事がおすすめです。
▶ 人事DX（HRDX）とは？課題と進め方のポイント　をわかりやすく解説！

利用するシステムの選び方

人事業務の効率化に役立つシステムにはさまざまなものがありますが、気になるシステムを一度にすべて入れるのは難しいケースもあるため、段階を追って入れていくのもひとつの方法です。

また、後から段階的に入れるのであれば、最初から多くの機能を総合的に提供しているシステムを選んでおくというのもよいでしょう。
さくら情報システムのHRAサービス（人事総合ソリューション）は、日本の税制度や人事制度にフィットした人事給与システムや就業管理サービス、年末調整システム、教育研修管理サービス、タレントマネジメントシステムなどさまざまなソリューションで構成されており、お客様のニーズに合わせて幅広く提供可能です。
導入時の手厚いサポートやBPO、50年に亘る人事給与サービスにおける提供実績により、人事業務の効率化やコスト削減、コア業務への集中を加速し、全社の生産性向上を実現します。
導入実績や導入にかかる期間、費用などは、お気軽にお問い合わせください。

ぜひサポート内容や操作性がよいかなども考慮し、自社にあったシステムをお選びください。

まとめ

定型業務や煩雑な事務作業が多い人事業務は、業務の一部をアウトソーシングしたり、ITシステム・自動化ツールなどを用いたりすることで効率化が図れます。

さくら情報システムのHRAサービス（人事総合ソリューション）なら、さまざまな業務をお任せいただけます。RPAソリューション「SakuRobo」での業務自動化などもおすすめのため、人事部門の働き方改革をお考えの方はぜひ導入事例や導入にかかる期間などお気軽にご相談ください。