お役立ち資料
▶ 【税理士からのアドバイスあり】経営管理部門の方へ！予算管理・連結決算の課題とシステム導入のメリット
この資料で予算管理業務の流れや連結決算業務の手順を確認し、経営管理システムで今ある課題を解決できそうか、システム導入でどんなメリットがあるのかを把握することができます。
予算管理や連結決算に課題を感じている経理部門や経営管理部門の方に、ぜひ見ていただきたい内容です。こちらも是非お役立てください。

Excelでの予算管理が大変になる理由

Excelはビジネスで利用される機会も多く、売上や経費などの予算編成や実績との比較を行う際にも活用しやすいツールです。しかし、部門や月別のデータ集計作業が煩雑になるなど、経理担当者にとって予算管理業務は大きな負担となる場合もあります。

Excelでの予算管理が大変なる原因としては、以下の内容が一般的です。

膨大なデータ量に対応しづらい

Excelは表計算ソフトとしてさまざまなデータを処理できますが、データ量が多くなると処理速度が遅くなり、作業の非効率化につながる場合があります。特に、複数のシートを使って管理する場合や、複数のファイルを統合させるケースでは、データ量が膨大になりがちです。

Excelのキャパシティを超えてしまうと、最悪の場合には、データ自体が破損してしまう可能性もあるためご注意ください。

手作業での入力ミスが発生する

Excelによる予算管理では、数値の手入力が多く発生します。しかし、手入力による業務が増加するほど、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。

例えば、数値を誤入力した場合や、関数の書き方を誤った場合などが挙げられます。また、大量のデータを一度に入力する場合、入力漏れや重複などのミスも発生しやすくなるでしょう。

複数人での共同作業が煩雑になる

Excelで予算管理を行う場合には、ひとつのファイルを複数人で共有して作業することが多いです。Excelでは、複数人による共有機能も用意されているものの、一部機能が使用できなくなるなどの制限が生じるため、製品としての利便性は低下してしまいます。

また、Excelではデータの編集や削除が簡単に行えるため、Excelの理解度が異なる複数のユーザーが関与することによって、誤操作が発生するリスクも高まります。

Excelでの予算管理における注意点

Excelで予算管理を行う場合、適切な方法によって運用しなければ、さまざまなミスの原因になってしまいます。

実務においては、以下の項目に注意して社内ルールを整備しましょう。

ファイルのバージョン管理に注意する

予算管理業務をExcelによって複数人で行う場合、ファイルのバージョン管理が必要不可欠です。バージョン管理を行わずに運用した場合、最新のファイルの所在がわからなくなり、予算管理の正確性が失われてしまう可能性があります。

したがって、ファイル名に更新日を記載するなど、バージョン管理を行うための社内ルールを整備しましょう。また、最新のファイルを共有するだけでなく、トラブルが起きた場合に備え、過去ファイルをバックアップデータとして保管することも有用です。

入力ルールを明確にする

Excelで予算管理を行う場合には、社内で入力ルールを統一することが重要です。例えば、「ひとつのセルに複数のデータを入力しないこと」や「スペースや改行によって体裁を整えないこと」などの方法が挙げられます。

ユーザーによって書式や入力方法が異なる場合には、データ処理に余計な工数が発生するだけでなく、ミスの原因にもなるためご注意ください。

Excelでの予算管理を効率化する方法

Excelによる予算管理を効率化するためには、クラウドサービスを活用することも効果的です。特に、同じファイルを複数人で編集する場合には、クラウド上にファイルを保存することによってメールでの送受信が不要となり、バージョン管理もしやすくなります。

なお、Excelには計算式の自動化やグラフの作成、データのフィルタリングなど、さまざまな機能があります。これらの機能を活用することで、手作業による入力ミスの軽減や、作業時間の削減につながります。

さらに、Excelのマクロ機能を活用することで、複数の作業を自動化することが可能です。
マクロ機能によって、関数では行えないデータ処理や集計作業、書類作成などを自動化でき、業務全体の効率化が図れます。

ただし、予算管理ファイル自体が複雑化することで、業務の属人化などのリスクも高まるため注意しましょう。

▶ 関連コラム：予算管理を効率化したい！ 作業が煩雑になる理由と効率化する手段

予算管理システムの導入も検討してみましょう

先述のとおり、Excelのみの予算管理は、膨大なデータ量への対応や手作業による入力ミス、共同作業の煩雑さなど、さまざまな問題点があります。そのような場合には、予算管理システムを導入し、業務効率化に取り組むことも有効な選択肢となるでしょう。
「fusion_place」は、予算編成からグループ経営管理まで、高機能・高拡張性を備えた経営管理システムです。使い慣れたExcel帳票を使えることが特長で、予算配賦作業やグループ損益の集計作業などにかかる手間を大幅に削減し、タイムリーで精度の高い業績把握を実現します。
経営意思決定の迅速化を目指す方や既存のExcel資産を活かしてグループ経営管理の高度化を促進したい方に特に喜ばれております。

▶ 経営管理基盤fusion_place導入ソリューション

PayPay銀行株式会社様もExcelを利用して予算管理を行っており、煩雑で作業負担が大きい状態でした。また、期中の予算残高や消化状況をリアルタイムでは把握できず、精緻な予算管理が困難な状態だったそうです。そこでさくら情報システムは、「fusion_place」ほかパッケージを組み合わせて新たな予算管理システムを構築しました。要件定義段階から、PayPay銀行様の社内ルールの見直しや業務の標準化についてユーザー、ベンダーの垣根なく検討し、導入から運用をサポートしました。結果約2,700時間/年の削減効果が得られ、予算分析業務の高度化、ガバナンス強化を実現しています。
PayPay銀行株式会社様の経営管理基盤fusion_place導入ソリューション導入事例はこちらになります。

▶ PayPay銀行株式会社様の経営管理基盤fusion_place導入ソリューション導入事例

予算管理システムを使えばExcelと同じように予算の作成や管理ができるだけでなく、データの自動集計やチームでの共同作業、実績との分析機能など、Excelにはない機能を活用することが可能です。
また、データのバックアップやセキュリティ対策など、専用のシステムを導入することによって、より安全性の高い予算管理を追求できます。

まとめ

Excelを使った予算管理は、低コストで導入がしやすい一方で、入力ミスが起きやすいことや、共同作業がしにくいなど、いくつかの課題も抱えています。
そのような場合には、クラウド型のサービスや予算管理システムの導入などによって、予算管理の効率化も検討しましょう。

さくら情報システムが提供する「経営管理基盤fusion_place導入ソリューション」は、予算収集・集計・報告の一連の予算管理業務を使い慣れたExcelも活用しながら大幅に作業効率化可能なツールです。
Excelを使った予算管理に悩んでいる場合は、当サービスの活用もぜひご検討ください。