お役立ち資料
▶ 【税理士からのアドバイスあり】経営管理部門の方へ！予算管理・連結決算の課題とシステム導入のメリット
この資料で予算管理業務の流れや連結決算業務の手順を確認し、経営管理システムで今ある課題を解決できそうか、システム導入でどんなメリットがあるのかを把握することができます。
予算管理や連結決算に課題を感じている経理部門や経営管理部門の方に、ぜひ見ていただきたい内容です。こちらも是非お役立てください。

予算管理の作業が煩雑になる原因

企業における予算管理の作業が煩雑になる原因としては、主に以下の3つが挙げられます。

予算管理を行うExcelで関数やマクロが使われ過ぎている

予算管理を行う上では、予算編成の基盤となる自社の数値の検証や情報収集、分析作業が必要です。それらの工程をできる限り効率化するために、関数やマクロを活用したExcelファイルを作成するケースも多いです。
しかし、複雑な関数やマクロを多用することでExcel自体の処理速度が遅延しやすく、かえって業務効率低下の原因になってしまう場合もあります。
私が以前見聞きしたケースでは、関数やマクロを多用したExcelを複数の部署で共有して使用していたケースがありました。Excelを開くだけで数分かかるため効率が悪く、また関数やマクロについては経理部門の担当者しか詳細が分からないため、担当者が様々な部門からの質問で忙殺されているというケースがありました。
このようにExcelデータが複雑化することにより、予算管理業務が属人化しやすいといったデメリットも考えられます。

▶ 関連コラム：Excelでの予算管理が大変になる理由と解決策

各部門で使用しているExcelがバラバラ

予算管理業務においては、部門単位だけでなく、全社的な視点での管理体制が必要不可欠です。したがって、部門や支店ごとに予算管理を行う場合には、それぞれのデータを統合し、より大局的な経営資料として有効活用することも求められます。
しかし、部門ごとにフォーマットの異なるExcelファイルを運用している場合には、データ統合のために担当者が手作業で加工・修正する必要があり、業務負担の増加やミスが発生する原因になってしまいます。

周辺システムから出力した実績データの反映に時間がかかる

予実管理表に反映する実績値の基データについては、会計ソフトなどの周辺システムから収集するケースが一般的です。
しかし、周辺システムから出力したデータをExcelに反映するためには、手作業によるデータ加工や転記が必要なケースもあり、予算管理業務の工数が増加する要因となります。

予算管理を効率化する方法 

予算管理を効率化する方法として、以下の2つが挙げられます。

入力ルールや進捗管理の徹底

予算管理を効率化する手段として、社内におけるExcelの入力方法の統一や進捗管理の徹底が挙げられます。
Excelを使った予算管理では、社内全体で入力ルールの統一や進捗管理を徹底することで、部門間におけるデータの整合性が確保され、データ統合に要する時間も短縮できるなどのメリットが期待できます。
しかし、これらの対策については、時間の経過とともに管理が行き届かなくなりやすく、結果的に元通りになってしまうケースも多いため注意が必要です。

予算管理システムの導入

予算管理業務を効率化するためには、予算管理システムの導入も効果的です。
予算管理システムを導入することで、Excelによる手作業での管理から、システムを用いた効率的な管理体制へと移行することが可能です。
経営管理基盤fusion_place導入ソリューションのように使い慣れた「Excel」を利用してデータを入出力し、かつ、データベース化ができるソリューションもあるため、これまで入力してきたデータを活かして業務時間の時間の短縮や効率化を実現することもできます。
 

▶ 経営管理基盤fusion_place導入ソリューション

PayPay銀行株式会社様もExcelを利用して予算管理を行っており、煩雑で作業負担が大きい状態でした。また、期中の予算残高や消化状況をリアルタイムでは把握できず、精緻な予算管理が困難な状態だったそうです。そこでさくら情報システムは、「fusion_place」ほかパッケージを組み合わせて新たな予算管理システムを構築しました。要件定義段階から、PayPay銀行様の社内ルールの見直しや業務の標準化についてユーザー、ベンダーの垣根なく検討し、導入から運用をサポートしました。結果約2,700時間/年の削減効果が得られ、予算分析業務の高度化、ガバナンス強化を実現しています。
PayPay銀行株式会社様の経営管理基盤fusion_place導入ソリューション導入事例はこちらになります。

▶ PayPay銀行株式会社様の経営管理基盤fusion_place導入ソリューション導入事例

予算管理システムの導入については、具体的には以下のようなメリットがあります。
・データの一元管理が可能になる
・集計作業やデータ分析の効率化が図れる
・必要な機能をカスタマイズできる

一般的な予算管理システムには、予算の編成から予実管理までの一連の業務を効率化する機能が備わっています。これにより、Excelなどを用いて手作業で行っていた作業を自動化できるため、予算管理業務の精度やスピードの向上が期待されます。

予算管理システムの導入にあたっては、システムの選定が重要です。導入コストやセキュリティ対策だけでなく、機能面や使いやすさについても、現場の声を採り入れながら検討するのがポイントです。

予算管理システム「経営管理基盤fusion_place導入ソリューション」の特長

さくら情報システムが提供している予算管理システム「fusion_place」では、企業が煩雑な予算管理業務から脱却できるよう、効率的な業務遂行をサポートしています。

「fusion_place」の具体的な機能としては、主に以下のような特長が挙げられます。

データの入出力は専用画面だけでなく、使い慣れたExcel帳票を使用可能

先述の通り「fusion_place」の大きな特徴として、Excelによるデータの入出力が可能な点があります。
システム独自の画面操作だけではなく、慣れ親しんだExcelをそのまま活用できるため、システム導入後も予算管理業務をいち早く軌道に乗せることが可能です。

予算案作成から進捗管理・分析まで対応

「fusion_place」は、企業内における部門や支店ごとの予算編成だけでなく、実績数値を用いた集計・加工・分析などのデータ処理を高速で実行することが可能です。
また、さくら情報システムが独自に開発した業務テンプレートを活用することで、事業部、子会社、組織階層ごとの集計やワークフロー機能による予算申請・承認、予実管理、内部取引、連結損益計算書の照会など、単体・グループ管理会計に必要な業務機能を幅広くカバーします。

高い拡張性と柔軟性

「fusion_place」は拡張性と柔軟性に優れており、システム導入後においても、「新たな機能の追加」や「管理粒度の見直し」などのカスタマイズが可能です。
したがって、導入時点では部門単位などの小規模な範囲から運用をスタートし、システムの操作性や自社業務との親和性を確認した上で、全社的な運用へ拡大するといった方法を選択することもできます。

まとめ

予算管理業務では、部門ごとの集計や分析作業が煩雑になりやすく、非効率な業務体制に陥ってしまうケースが多いです。社内全体での統一的なルールの整備や、専用システムの導入など、予算管理の効率化に向けた効果的な施策の検討が望ましいです。

さくら情報システムは、1972年の設立以来、銀行グループのSIerとして50年以上にわたり基幹システムの構築運用を手掛けてまいりました。これまで培ってきた実績やノウハウを活用した導入支援に加え、業務に精通した専門チームによる支援体制によって、それぞれのお悩みに合わせたソリューションをご提案いたします。
導入事例や費用、導入までのフローなどは、是非お気軽にお問い合わせください。

▶ 経営管理基盤fusion_place導入ソリューション