お役立ち資料
▶ 【社労士からのアドバイスあり】バックオフィス業務の方必見！業務効率化の基本とは -関連ソリューションも紹介-

「業務を効率化したいが何から始めればいいかわからない」「業務を効率化するためシステム導入を検討中」という方向けに、業務効率化の準備や方法、システム導入の手順などを網羅したお役立ち資料を準備いたしました。
こちらも是非お役立てください。

業務棚卸の定義や目的とは

業務棚卸とは、企業の業務プロセスやリソースを網羅的に調査・分析し、問題点を洗い出し、改善策を立案する活動です。その結果をもとに、業務プロセスの見直し、リソース最適化、リスク管理の強化などを実施することで、競争力向上や経営効率の最大化に向けての取り組みを具体的な対策に落とし込むことが目的です。

業務棚卸の手順

業務棚卸を成功させるためには、次の3つの手順を踏むことが重要です。

1.業務棚卸の準備

業務棚卸の準備段階では、目的や範囲の明確化、チーム編成、スケジュール設定、情報収集方法の選定が求められます。
まず、目的や範囲を明確にし、「〇〇作業にかかる時間を2割削減する」などのように、達成すべき目標を設定します。次に、棚卸作業を担当するチームを編成し、役割を明確に割り当てます。
さらに、業務棚卸のスケジュールを作成し、期間や各工程の目標を設定します。
最後に、情報収集や業務観察、インタビュー等の方法を決定し、必要なリソースやツールを整えます。
「自社内で実施するのは難しそうだ」と感じた方のために、当社では、業務棚卸サービスを提供しています。お客様の業務を整理し課題解決へのサポートを行うことができます。
お客様が課題と認識している特定の業務を丁寧なヒアリングによってリストアップし、業務フローを作成した後、効率化に向けた改善案の提案まで実施します。

業務棚卸サービスの流れ
 


業務棚卸の３つのポイントがわかる動画も公開しています。
導入実績や必要な期間、費用についてはお気軽にお問い合わせください。

2.業務棚卸の実施

業務プロセスやリソース、コスト構造、リスク要因などに関するデータを網羅的に収集します。これには、業務マニュアルや過去の実績データ、関係者からの情報提供、システム上の情報などが含まれます。

データ収集だけでなく、実際の業務を観察し、関係者とのインタビューも実施します。これにより、現場の実態を把握し、隠れた問題や潜在的な改善点を見つけ出すことができます。

3.業務棚卸の結果の分析と改善

業務棚卸の実施でデータが得られたら、分析結果を整理し、評価します。
予め目標とする指標を設定しておき、それに沿って業務の効率性や生産性、リソース配分の適切性、リスク管理状況などを客観的に評価し、問題点や改善の余地を特定します。

そして評価結果をもとに、具体的な改善策を検討し、選定します。
改善策は、業務プロセスの見直し、リソース再配分、リスク管理強化、RPAをはじめとするテクノロジーを用いた技術革新の導入など多岐にわたります。
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、集計や計算などの単純作業をロボットが自動で行う技術のことを指します。膨大な事務作業をRPAに肩代わりしてもらうことで、作業時間の大幅な削減やヒューマンエラーの防止などが可能です。
実際に累計約5,000時間超の業務時間削減につながった事例や、月間9000時間以上自動化を実現し業務品質を向上させた事例はこちらで紹介しています。
また、改善策の実行可能性や効果、費用対効果も考慮して選定します。

選定された改善策については、具体的な実行計画を立案します。
計画には、目標、期間、担当者、予算、進捗管理方法などが含まれます。
また、関係者へのコミュニケーションや情報共有も重要であり、改善策の意義や目的を理解してもらい、協力を得ることが成功の鍵となります。

計画が立てられたら、改善策の実行です。
定期的に進捗を確認・管理します。進捗が遅れている場合や問題が発生した場合には、迅速に対処し、計画を修正することが求められます。
また、関係者との連携や情報共有を継続的に行い、改善策の推進力を維持します。

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業務棚卸の効果と活用方法

ここで改めて、業務棚卸ではどのような効果があるのか、どう活用できるのかについてご紹介しておきましょう。

業務棚卸による効果、メリット

組織の適応力や変革力が向上し、市場や環境の変化に柔軟に対応できるようになります。さらに、組織内の情報共有やコミュニケーションが活発化し、組織の一体感や士気も向上することが期待できます。

業務棚卸の活用方法

業務棚卸は、組織のさまざまな場面で活用できます。

新たな事業展開や市場参入時には、業務棚卸を行うことで、既存のリソースや業務プロセスを再構築し、新しい事業に適応させることができます。

また、組織の成長に伴い業務の複雑化やリソースの管理が困難になった場合、業務棚卸を実施して業務プロセスの見直しやリソースの最適化を行うことで、組織の成長に見合った柔軟性を確保できます。

さらに、業務棚卸は定期的に実施することで、組織の継続的な改善やイノベーションを促進します。例えば、年次や半期ごとに業務棚卸を行い、改善策を実行し、効果を評価することで、組織全体のパフォーマンス向上が期待できます。
しかし、普段の業務を行いながらの業務棚卸は思った以上に大変です。

さくら情報システムは、1972年の設立以来、銀行グループのSIerとして50年以上にわたり基幹システムの構築運用を手掛けてまいりました。培ってきた信頼と蓄積したノウハウで、それぞれのお悩みに合わせたソリューションをご提案いたします。
業務の効率化でお悩みの方は、さくら情報システムの業務棚卸サービスなどの利用もご検討ください。

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まとめ

業務棚卸とは、企業の業務プロセスやリソースを網羅的に調査・分析し、問題点を洗い出し、改善策を立案する活動です。
本記事で紹介した業務棚卸の定義、目的、進め方、効果、活用方法を参考に、業務棚卸を実施してみてください。
業務棚卸を適切に活用することで、組織は市場や環境の変化に柔軟に対応し、持続的な成長を実現することができるでしょう。

監修者プロフィール
はやし総合支援事務所　代表
社会保険労務士・行政書士　林　雄次
大手システムインテグレーターでシステムエンジニアとして14年ほど勤務の後、行政書士・社会保険労務士の資格を取得し独立。ITと士業、両方の知見を活かした企業支援を提供しています。東京都社会保険労務士会「デジタル・IT化推進特別委員」。
社会保険労務士・行政書士はもちろん、中小企業診断士、情報処理安全確保支援士から潜水士、防災士まで360以上の資格を持つ資格ソムリエとしても活動しています。
事務所ホームページ：https://h-office.biz/