お役立ち資料
▶ 【社労士からのアドバイスあり】バックオフィス業務の方必見！業務効率化の基本とは -関連ソリューションも紹介-
「業務を効率化したいが何から始めればいいかわからない」「業務を効率化するためシステム導入を検討中」という方向けに、業務効率化の準備や方法、システム導入の手順などを網羅したお役立ち資料を準備いたしました。
こちらも是非お役立てください。

バックオフィス業務の効率化によるメリットは？

バックオフィス業務の効率化には以下のようなメリットがあります。

コスト削減

バックオフィス業務の効率化により、人件費や運営費用の削減を実現することができます。効率化によるコスト削減により、資源を他の重要な投資やプロジェクトに振り向けることが可能となります。

業務品質向上

バックオフィス業務の効率化により、ミスの削減や業務品質の向上が実現できます。
効率的なプロセスや自動化の導入によって、人為的なミスや手作業による遅延が減少し、業務の正確性や迅速性が向上します。

社員の働きやすさ向上

バックオフィス業務の効率化により、無駄な業務を削減し、重要な業務に集中できる環境が整い、生産性も向上します。
これにより、社員の働きやすさが向上し、離職率の低下や生産性向上につながります。
また、働きやすい環境は、優秀な人材の採用や定着にも寄与し、企業の競争力を高めます。

スピードアップ

バックオフィス業務の効率化は、業務の迅速化にもつながります。
迅速な業務対応は顧客満足度の向上や市場変化への素早い対応能力の向上につながります。

イノベーション促進

バックオフィス業務の効率化を通じて、企業は新たな技術や方法を取り入れる機会が増えます。
これは、企業のイノベーションを促し、競争力を一層高めることにつながります。
これにより、競合他社に先駆けて新しい市場やビジネスチャンスを獲得することが可能となります。

バックオフィス業務の効率化の準備

バックオフィス業務の効率化を目指す際には、以下のような準備をしておきましょう。

業務プロセスの可視化

業務プロセスの可視化は、無駄の削減や改善点の特定に役立ちます。
この取り組みを通じて、組織全体の効率や生産性を向上させることが期待できます。
例えば三井生命保険株式会社（現：大樹生命保険株式会社）様は、三井生命の保険契約事務全般を担う事務センターの属人化や業務の継承問題を解決するため「業務の見える化」に着手しました。
その結果、作業手順の統一化・体系化と改善活動により、事務処理時間や残業時間の短縮、業務効率化の実現と同時にサービス品質の向上を実現することができました。さらに現場のマネジメント力が格段に向上するなど大きな効果を発揮しています。
三井生命保険株式会社（現：大樹生命保険株式会社）様の詳しい「業務の見える化」事例はこちらをご覧ください。

可視化にあたっては、まず社内調査やインタビューを実施し、業務の現状を把握します。時間がかかる業務や繰り返し行われる業務、ミスが多い業務など、効率化の余地がある業務を特定します。
また、社員からの改善提案や悩みを聞くことで、新たな効率化のアイデアが生まれることもあります。

次に、業務フロー図を作成します。
業務フロー図は、業務プロセスの各ステップや関連する部署・役割を視覚的に表現したものです。業務フロー図を作成することで、業務の流れや課題を明確にし、改善点を見つけやすくなります。業務フロー図は、シンプルな矢印と記号で構成され、誰にでも理解しやすい表現を用います。

ここまで読んで「自社内で実施するのは難しそうだ」と感じた方には、業務を整理し課題解決へのサポートを行う業務棚卸サービスがあります。
お客様が課題と認識している業務を丁寧なヒアリングによってリストアップし、業務フローを作成した後、効率化に向けた改善案の提案を実施します。

業務棚卸サービスの流れ
 


業務棚卸の３つのポイントがわかる動画も公開しています。
導入実績や必要な期間、費用についてはお気軽にお問い合わせください。

▶ 関連コンテンツ：業務棚卸の効率的な進め方と効果！ 効率化はここから始めよう

効率化できる業務の洗い出し

効率化できる業務の洗い出しは優先順位を決めることが重要です。

まず、効率化の選定基準を設定します。
これには、作業にかかる時間、コスト、品質、繰り返し頻度などの指標（KPI）が含まれます。適切な評価基準を設定することで、業務の優先順位を決めやすくなります。

KPIとは（Key Performance Indicator）の略で日本語では「重要業績指標」と呼ばれる指標です。目標達成までの進捗状況を計測し、プロセスが適切に実行されていることを評価するための指標です。

次に、業務プロセスを分析し、無駄やボトルネックを特定します。例えば、複数の部署で同じ業務が重複している場合や、過剰な手間がかかっている業務、業務がスムーズに進まない原因などが洗い出されます。効率化できる業務の選定には、実際に業務を行っている社員の意見やフィードバックも取り入れるようにするのが重要です。

効率化できる業務をリストアップしたら改善策を検討し、効果の大きさ・実現可能性・対応に必要な工数（期間）などを考慮し、対応の優先順位を決定します。

バックオフィス業務の効率化の方法

業務を効率化する改善策には、さまざまな方法や手段が検討できます。中でも、システム導入やシステム開発は、改善の強力な手段となります。システム導入やシステム開発により改善を進める場合には、以下のような手順で進めることになります。

市場調査

市場で利用可能なシステムやツールを調査し、各システムの機能、コスト、カスタマイズの可能性、サポート体制などを比較検討します。
例えば定型業務に時間がかかっているようなら「RPAツール」を使うことで繰り返し作業におけるヒューマンエラーを防ぎ、事務作業の大幅な効率化やコスト削減が可能です。
実際に累計約5,000時間超の業務時間削減につながった事例や、月間9000時間以上自動化を実現し業務品質を向上させた事例はこちらで紹介しています。

同じように帳票や注文書、販売データなどの紙や画像を文字データに変換する作業に時間がかかっているなら、「AI-OCR」の導入で作業の効率化を実現することができます。
今ならAI-OCR＋BPO 帳票データ化ソリューション 「Sakura-Eye」のページで試してみたい書類データを使った無料お試しが可能です。
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開発と既存システムの比較

既存のシステムが要件を満たすか、または開発した場合の利点とコストを比較します。開発の場合、開発費用、開発期間、維持管理費用、社内リソースの有無などを検討し、最適な選択肢を判断します。

導入の可否とROI評価

システム選定や自社開発の結果、導入が適切であるかどうかを評価します。ROI（投資対効果）を算出することで、対応実施の判断基準としても活用することが出来ます。

プロトタイプ開発と評価

システム開発を選択した場合や、カスタマイズが必要なシステムを選択した場合は、試作品を開発し、業務への適用性や効果を評価します。また、必要に応じて改善を加えていきます。

システム導入～運用の開始

最適なシステムの選定が完了した後は、導入計画を立てシステム導入を進め、改善した業務運用を開始します。

システム導入後の効果測定と改善

システム導入後の効果測定と改善を適切に実施することで、バックオフィス業務の効率化を最大限に引き出すことができます。そのため、システム導入後も継続的な効果測定と改善に取り組むことが重要です。以下に手順を記載します。

データ収集

効果測定に必要なデータを収集します。システム導入前後の業務データや、顧客からのフィードバックなど、定量的および定性的なデータを取りまとめます。

データ分析

収集したデータを分析し、システム導入による効果や問題点を確認します。あらかじめ設定しておいたKPIを用いて、目標と現状の差分を評価し、どの程度の改善が達成されたかを把握します。

改善策の評価・検証

データ分析の結果をもとに、効果が十分でない場合や問題点が見つかった場合、原因を特定し、具体的なアクションプランを作成します。

改善策の実施

アクションプランに従って、改善策を実施します。システムのカスタマイズや業務プロセスの見直しなど、効果向上に向けた取り組みを進めます。

改善効果の確認

改善策の実施後、再度データ収集と分析を行い、改善効果を確認します。改善が達成されているかどうかを検証し、適切な改善が行われているかを評価します。

▶ 関連サービス：RPAソリューション「SakuRobo」 | さくら情報システム

▶ 関連サービス：AI-OCR＋BPO 帳票データ化ソリューション 「Sakura-Eye」 | さくら情報システム

バックオフィス業務システム選定の注意点

システム選定に際しては、以下の点に注意しましょう。

会社に合ったシステムを選ぶ

企業の規模や業務内容、業務プロセスに適したシステムを選定することが重要です。また、将来の成長や変化に対応できる柔軟性のあるシステムを選ぶことも大切です。

システム導入後のサポート体制有無を確認する

システムベンダーが導入後のサポート体制を提供しているかどうかを確認することが重要です。トラブルが発生した場合や、システムのカスタマイズが必要な場合、適切なサポートが受けられることが重要です。

まとめ

バックオフィス業務の効率化にはメリットが多くあり、検討を急ぎたい企業も多いと思われます。実際に進める際には、本記事で紹介した方法を参考にしてみてください。

さくら情報システムは、1972年の設立以来、銀行グループのSIerとして50年以上にわたり基幹システムの構築運用を手掛けてまいりました。豊かな経験から培ってきた信頼とノウハウで、企業のバックオフィス業務の効率化を実現する人事給与・会計・金融・BPO・セキュリティ・システム運用などの幅広いサービスをご用意しています。
それぞれのお悩みに合わせたソリューションをご提案いたしますので、お気軽にお問い合わせください。