お役立ち資料
▶ 【社労士からのアドバイスあり】バックオフィス業務の方必見！業務効率化の基本とは -関連ソリューションも紹介-
「業務を効率化したいが何から始めればいいかわからない」「業務を効率化するためシステム導入を検討中」という方向けに、業務効率化の準備や方法、システム導入の手順などを網羅したお役立ち資料を準備いたしました。
こちらも是非お役立てください。

DXの推進が業務効率化につながる理由とは？ 

DXの推進が業務効率化につながる理由は、以下のようなことが可能となるからです。
取り扱うデータをデジタル化することにより、業務プロセスを自動化することが可能になり、業務の迅速化と効率化が実現できます。
また、デジタル化により得られる情報を活用することで、迅速かつ正確な意思決定が可能となります。
さらに、デジタルツールやクラウドサービスを活用することで、情報の共有やリアルタイムのコミュニケーションが可能となります。
これらの要素が組み合わさることで、業務の効率化が実現され、企業全体の競争力が向上します。

DXの推進により実現する業務効率化の具体例 

実際にどんな業務効率化が実現できるのか、具体例をご紹介しましょう。

書類のデータ化で管理を効率化

OCR（光学式文字認識）とBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）を組み合わせて書類をデータ化することにより、管理作業を効率化することができます。
書類のデータ化では、以下のようなことが実現可能になります。

・請求書処理の効率化
多くの企業では、請求書の処理に時間と労力がかかります。OCR技術を使って紙や請求書画像の文字をデータ化し、BPO企業に処理業務をアウトソーシングすることで、業務の効率化とコスト削減が実現できます。

・人事・労務関連書類の管理
社員の履歴書や評価シート、勤怠データなどの人事・労務関連書類をOCRでデータ化し、BPO企業にデータの管理や分析業務を依頼することで、人事部門の業務負荷を軽減し、より戦略的な業務に注力できるようになります。

・契約書や法的文書の管理
法務部門では、契約書や法的文書の取り扱いが多く発生します。OCRでこれらの書類をデータ化し、BPO企業に文書の管理や照会業務を委託することで、法務部門の業務効率が向上します。

これらの具体例からも分かるように、OCR技術とBPOサービスを組み合わせることで、書類のデータ化による管理の効率化が実現できます。ただし、データの取り扱いやプライバシーに関する法令や規制に注意しながら、適切なBPOパートナーを選定することが重要です。

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定型業務の自動化で余計な業務をカット

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な業務を自動化することができる技術です。以下に、RPAを活用して定型業務を自動化し、余計な業務をカットする具体例をいくつか挙げます。

・入力業務の自動化
RPAは、複数のシステム間でデータをコピー＆ペーストするような単純な入力業務を自動化できます。
⇒社員の入力ミスを減らし、より重要な業務に時間を割くことができます。

・月次決算の自動化
RPAを使用して、売上データや在庫データなどの集計作業を自動化することができます。
⇒経理部門の業務負荷が軽減され、決算作業のスピードが向上します。

・メール処理の自動化
顧客からの問い合わせメールに対して、RPAが自動的に定型回答を送信することができます。⇒カスタマーサポートの業務効率が向上し、より迅速な対応が可能になります。

・人事・労務業務の自動化
 RPAを用いて、社員の勤怠データを自動集計し、給与計算や時間外労働の管理を効率化することができます。
⇒人事部門の業務負担が軽減されます。

これらの具体例からも分かるように、RPAツール はさまざまな業務で定型的なタスクを自動化することができ、余計な業務をカットして効率化を実現します。
実際に累計約5,000時間超の業務時間削減につながった株式会社八神製作所様の事例や、月間9000時間以上自動化を実現し業務品質を向上させた株式会社サイバーエージェント様の事例はこちら で紹介しています。

また、RPA導入にあたっては、業務プロセスの見直しや適切なシステム選定が重要です。
「自社内で実施するのは難しそうだ」と感じた方には、業務を整理し課題解決へのサポートを行う業務棚卸サービス があります。
お客様が課題と認識している特定の業務を丁寧なヒアリングによってリストアップし、業務フローを作成した後、効率化に向けた改善案の提案まで実施します。

業務棚卸サービスの流れ
 


業務棚卸の３つのポイントがわかる動画 も公開しています。
導入実績や必要な期間、費用についてはお気軽にお問い合わせください。

▶ 関連コンテンツ：業務棚卸の効率的な進め方と効果！ 効率化はここから始めよう

クラウドサービスの利用でデータ共有が効率化

クラウドサービスを利用することで、データの共有やアクセスが簡単になり、業務効率が向上します。以下に、クラウドサービスを活用してデータ共有を効率化する具体例をいくつか挙げます。

・ファイル共有サービス
Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスを利用することで、社内外のメンバーと簡単にファイルを共有できます。これにより、メールでのファイル送受信やUSBメモリなどの物理メディアのやり取りが不要になり、データ共有が効率化されます。

・プロジェクト管理ツール
TrelloやAsanaなどのクラウドベースのプロジェクト管理ツールを使用することで、タスクや進捗状況をリアルタイムで共有できます。これにより、チームメンバー間のコミュニケーションが円滑になり、業務効率が向上します。

・オンライン会議ツール
ZoomやMicrosoft Teamsなどのクラウドサービスを利用することで、リモートでの会議やコラボレーションが容易になります。また、画面共有機能を使って、データや資料を瞬時に共有できます。

・CRMシステム
SalesforceやHubSpotなどのクラウドベースのCRM（顧客関係管理）システムを使用することで、顧客情報や営業活動の履歴を一元管理し、全社員でアクセスできます。これにより、顧客対応が効率化され、ビジネスチャンスの機会損失が減少します。

・社内コミュニケーションツール
SlackやChatworkなどのクラウドベースの社内コミュニケーションツールを利用することで、リアルタイムでの情報共有や疑問解決が可能になります。これにより、メールのやり取りが減少し、業務効率が向上します。

これらの具体例からも分かるように、クラウドサービスを活用することで、データ共有やアクセスが効率化され、業務プロセスがスムーズに進行します。ただし、クラウドサービス導入にあたっては、セキュリティやプライバシーの問題にも配慮が必要です。適切なセキュリティ対策やデータ管理ポリシーを確立し、従業員に周知徹底することが大切です。

▶ 関連コンテンツ：バックオフィス業務 効率化の方法とシステム選定の注意点

DX推進のためのパートナー選び 

DX推進のためには、DXをサポートするパートナー選びが重要です。
さくら情報システムは、1972年の設立以来、銀行グループのSIerとして50年以上にわたり基幹システムの構築運用を手掛けてまいりました。豊かな経験から培ってきた信頼とノウハウで、企業のバックオフィス業務の効率化を実現する人事給与・会計・金融・BPO・セキュリティ・システム運用などの幅広いサービスをご用意しています。

また、当社は最新技術のキャッチアップと提供が可能であり、常に最新の知識と技術を活用してお客様の業務効率化に貢献しています。これにより、お客様は競争力を維持しつつ、業界の変化にも対応できる柔軟なシステムを手に入れることができます。

さらに、さくら情報システムはユーザー企業（発注側）のお悩みに合わせたソリューションをご提案できる点も大きな魅力です。お客様の課題や要望に耳を傾け、最適なソリューションを提案することで、お客様の業務効率化を実現します。

まとめ 

DXの推進は、さまざまな業務効率化につながります。今回紹介したような具体例も意識し、DX推進の際にどのようなデジタル化を実現するか考えてみてはいかがでしょうか。