お役立ち資料
▶ 【税理士からのアドバイスあり】そろそろ始める？ 経理業務の効率化 可視化やアウトソーシングなど3つの方法を解説
「経理業務を効率化したいが何から始めればいいかわからない」「効率化するためシステム導入を検討中」という方向けに、経理業務を効率化する3つの方法や導入事例、状況に合わせたソリューション紹介を網羅したお役立ち資料を準備いたしました。

これを見ればどんな効率化の方法があり、業務改善を実現するためのポイントは何なのかを知ることができます。
こちらも是非お役立てください。

経費精算の効率化はミス軽減にもつながる！

業務量が多くミスや不備が発生しやすい経費精算ですが、仕組みを変えることで効率化とミス削減を同時にかなえやすくなります。
例えば、入力項目が多くどこに何を入力すれば良いかわかりづらい経費精算システムを使用している場合、わかりやすく使いやすいシステムに変更することで社員 の入力時間の短縮や経理担当者の確認工数が減り、申請ミスも減らすことができます。このように仕組みを変えることで業務効率の改善とヒューマンエラーの防止に貢献できるでしょう。
他にもデータをそのまま取り込むシステムなどを使うと、作業を減らせるだけでなく数字のうち間違えなどのミスも軽減できます。

経費精算のフロー改善は、経理や人事労務担当だけでなく全従業員の業務効率化にもつながるため、積極的に検討すべきだといえます。

経費精算の効率低下やミス増加につながる要素は？

ここからは、経費精算の効率低下やミス増加につながる要素に関して、具体的に解説していきます。

Excel入力や書類への記載で対応している

経費精算をExcel入力や書類への記載で対応した結果、非効率的な作業になってしまうこともあります。

例えばExcelの場合、数値や情報を手入力する段階で、ヒューマンエラーが生じることが懸念されます。また、入力が完了するまで領収書やレシートを保管しておく必要もあり、面倒に感じる方も多いでしょう。

書類への記載の場合は、紛失してしまった際のリスクや保管場所を確保する必要があることなどが効率低下の原因として挙げられます。また、記載ミスによる差し戻しなども考えられるため、申請から承認までのフローが滞ってしまう可能性もあるでしょう。

部署やグループ企業によってフォーマットがバラバラ

経費精算業務によくある課題として、部署やグループ企業間でフォーマットが異なることが挙げられます。担当者や部署ごとにフォーマットが少しずつ変更されており、申請者や承認者が混乱してしまうケースも少なくはありません。

結果的に確認作業をする経理担当者の負担が大きくなり、業務効率低下やミスの誘発につながっていると考えられます。

申請が社内でしか行えない

経費精算の申請を社内でしか行えないことも、非効率的な業務やヒューマンエラーに関連しています。

例えば、書類への記載の場合は外出先から申請を行えないため、申請漏れや遅れにつながってしまうでしょう。

承認者が不在にすることが多い場合はさらに作業が停滞するため、経理部門の業務も円滑に進められなくなります。

経費精算システムの導入、見直しで効率化を行う

経費精算業務に関する問題点は、経費精算システムを変更したり、業務を見直しすることで改善するものです。ここからは、経費精算システムの概要やメリット、精算業務を効率化するコツなどについて解説していきます。

▶ 関連コラム：経理の業務効率化の方法は？具体的な手法や注意点を解説

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算に必要な申請や承認に関する業務のサポートや、仕訳データの生成といった機能を備えたシステムです。

交通費や出張費などの精算はもちろん、経費のデータ分析なども可能で、さまざまな業務の効率化が期待できます。
自社の悩みや改善の目的に沿ったサービスを導入することで、申請者や承認者はもちろん、経理担当者も業務における手間や工数を削減できることでしょう。

外出先からでも経費精算の申請を可能にできる

経費精算システムはクラウド型のサービスが主流となっているので、導入することで外出先からの経費精算が可能となります。パソコンだけではなくスマートフォン上での処理も可能なサービスもあるため、場所を問わずスムーズに申請を完了させられるでしょう。交通系ICカードの読み取り対応しているシステムであれば、計算ミスや入力・記入ミスの心配もありません。

また、承認者もWeb上で承認作業を行えるため、出張中や出先であっても簡単に作業を完了させることができます。

このように経費精算システム、例えば「Ci*X（サイクロス） Expense」を使うと、導入前と導入後で下記のような問題を改善することができます。

Ci*X Expense導入前と導入後

他にも経費精算関連の紙請求書のデータ化・経理チェック・承認代行（ BPO ）を組み合わせた導入も可能です。
経費精算システム・財務・会計領域の周辺システムを熟知した技術者が導入をサポートしますので、以下のような課題をお持ちの方は是非システムの導入や変更をご検討ください。
・現在の経費精算システムは、外出先からの入力・リモートワーク対応ができない
・社内規定が複雑で差し戻しが多い
・社内規定が複雑で、どのパッケージでも標準機能で対応できない
・グループ会社を横断した経費精算処理がしたい（経理業務のシェアード化を進めたい）
・入力項目が多く、どこに何を入力すれば良いか分かりづらい
・社員からの申請ミスが多く、手戻りが発生する
・現在の経費精算システムの費用が高い、課金体系に不満
・ペーパレス化・電子帳簿保存法対応を機に、経費精算業務を見直したい

導入にかかる期間や周辺システムとの繋がりやすさ、費用などは経費精算システム「Ci X Expense」導入ソリューションのページからお問い合わせいただけます。

▶ 経費精算システム「Ci X Expense」導入ソリューション

入力方法をわかりやすくする

経費精算システムの導入が難しくExcelなどを用いて経費精算を行う場合は、入力方法をわかりやすくすることも一つの手です。例えばフォーマットを統一させたり、レイアウトを工夫したりすることが効果的でしょう。
また経費精算システムを使っているが入力ミスが続くような場合は、マニュアルの整備や勉強会の実施、よくある間違いの共有などで、入力する内容を迷ったり間違えたりすることが少なくなるよう環境を整備することが考えられます。

従業員が使いやすい状態にしておくことで、ミスの削減や業務効率の改善を目指しましょう。

まとめ

手作業による手間やミスなどが発生しやすい経費精算業務ですが、仕組みを変えることで、効率化とミス削減を同時に実現できるようになります。

効率低下やヒューマンエラーにつながる要素を理解した上で、経費精算業務におけるフローの見直しや、経費精算システムの導入を検討するとよいでしょう。

経理清算システムの導入には経験豊富なSIerのサポートが必要です。
私たちさくら情報システムは、1972年の設立以来、銀行グループのSIerとして50年以上にわたり基幹システムの構築運用を手掛けてまいりました。
培ってきた信頼とノウハウで、それぞれのお悩みに合わせたソリューションをご提案いたします。手厚いサポートによる経費精算システム「Ci X Expense」導入ソリューションを提供しておりますので、興味のある方はぜひ一度お問い合わせください。

さくら情報システム編集部
業務を効率化しビジネスのお役に立てるようなコラムを、人事や経理、システムなどバックオフィス業務を担当している方や経営層の方向けに発信しています。