電帳法対応、お済みでしょうか？

コロナ禍において急速にテレワークが推進され、書類授受方法が紙から電子データで授受する電子取引に変わった会社は多いのではないでしょうか。
その電子取引のデータですが、2024年1月1日からは電帳法要件に沿って電子保存することが完全義務化されます。
さらに、電子保存する際の要件として、改ざん防止の措置をとる必要や、決められた項目（日付・金額・取引先）で検索できる必要があります。

改ざん防止措置のために、自社で事務処理規程を定めるといった対応方法もありますが、規定の周知や継続した更新管理が必要となります。通常の業務に加え、法対応のための作業が増えるため、業務効率化を図る目的で電帳法要件に適合した文書管理システムを導入した企業も多いのではないでしょうか。

システムを導入しただけで負担は減らない

ただし、文書管理システムを導入した場合も、ただデータを保存するだけではなく、データを確認して検索に必要な項目である「日付・金額・取引先」を登録する必要があります。
そのため、受領した電子ファイルのファイル名を、システムへ登録するためのファイル名に変更する必要があり、件数が多ければ多いだけ手間が増えてしまいます。
電帳法に対応するために、本来の業務を行いながら検索項目の登録作業を行うことは、大きな負担となるでしょう。

BPO導入で本来業務に集中できる

この検索項目の登録作業の部分を、当社のBPOにお任せいただくことが可能です。
お客様から当社宛に電子データを送付いただき、当社にて内容を確認して必要な検索項目を入力し、そのデータを文書管理システムにアップロードします。
お客様は、必要項目が登録された文書管理システム上で検索するだけで確認したいデータの閲覧やダウンロードが可能となります。
手間のかかる確認作業や登録作業は当社BPOにお任せいただき、お客様は本来の業務に集中することができます。

紙書類のデータ化にもBPOを

電子取引が普及している一方で、紙で書類を授受する方法もまだまだ残っています。
紙で授受した書類も、電帳法要件に沿ってスキャナ保存することで紙原本の廃棄が可能となるため、ファイリング作業や保管場所の必要性がなくなります。
また、スキャンしてデータ化することで、紙原本の確認をするための出社が不要となります。
当社BPOでは、お客様からお預かりした紙書類をスキャンしてPDF化する作業を行うことも可能です。

BPOでお客様からお預かりした紙書類をスキャンしてデータ化した後は、検索項目の登録・文書管理システムへのアップロードを行います。
一連の電帳法対応作業を丸ごとお任せいただくことで、お客様負担をぐっと軽減することができます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　イメージ：電帳法BPOサービス

最後に、
文書管理システムの導入を検討されている方、文書管理システムを導入したものの負担が多くて悩んでいる方、まずはお気軽にご相談いただければと思います。

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さくら情報システム編集部
業務を効率化しビジネスのお役に立てるようなコラムを、人事や経理、システムなどバックオフィス業務を担当している方や経営層の方向けに発信しています。

更新日：2025年2月21日