ドキュメント管理ソリューションが文書のライフサイクルに合わせた管理を実現！
文書管理システムの導入※1だけでなく、文書管理のポイントともいえる
文書管理要件定義やファイル名の正規化※2と合わせてワンストップでサービスをご提供いたします。
文書管理システムを導入済のお客様もファイル名の正規化サービスをご利用いただけます。

※invoiceAgentの導入を想定。invoiceAgentは、ウイングアーク１ｓｔ株式会社の登録商標です。
※ファイル名の正規化とは、共通の命名規則に従ってファイル名を付与することです。

文書管理でこんなお悩みありませんか

そのお悩みをさくら情報システムのドキュメント管理ソリューションで解決！

FEATURES

ドキュメント管理ソリューションの特長

書類の一元管理が可能に！

ファイルサーバ、キャビネット、個人机など、部署ごとにバラバラだった保管方法が
統一され書類の一元管理が可能となります。

部署ごとにバラバラだった保管方法が統一
共通の保管ルールで書類を管理

必要な書類がすぐに見つかり、作業効率UP！

文書管理システムを検索するだけで、必要な資料を容易に検索することができ、
検索の手間を減らすことができます。

必要な書類がすぐに見つかる
最新の書類がすぐに見つけられる

保存期間を過ぎた書類は自動で廃棄
書類の管理が不要に！

文書管理システムを利用すれば書類の保存期間を定めることができるので、
必要な期間だけ書類の管理ができます。また、保存期間を過ぎた書類は自動で
廃棄されるため、管理の手間が省けます。

必要な保存期間だけ書類を保存できる
保存期間を過ぎた書類は自動的に廃棄するから、管理の必要なし

電帳法への対応はお任せ！

JIIMA認証を取得したソフトウェアサービスを適正に使用することで、
電帳法を深く把握していなくても法令に準拠して税務処理業務を行うことができます。

JIIMA認証を取得したソフトウェアサービス「invoiceAgent」の導入をご支援
電帳法の法的要件に対応する際、専門家からのコンサルティングサービスあり
（オプションサービス）

法対応で増えた作業はアウトソーシングも可能

文書管理システムは導入したものの、
「ファイル名がバラバラで検索性が低い・・・」
「検索キー（年月日、金額、取引先）の登録負荷が大きい・・・」

など、法対応によって増えた作業をどう効率化するかお悩みのお客様へ
アウトソーシングサービスをご提案しています。

FUNCTION

ドキュメント管理ソリューションの主なサービス機能

ドキュメント管理ソリューション　サービス一覧

※ファイル名の正規化とは、共通の命名規則に従ってファイル名を付与することです。

1.文書管理要件整理サービス

文書管理システムで管理したい対象文書の流れを整理し、文書管理システムへの連携方法など運用手順を整理するサービスです。

このようなお悩みをお持ちのお客様におススメ

既存システムから文書管理システムへのデータ連携の方法がわからない・・・
文書管理システムへ書類を格納する際に、ファイル名を決まった形でルール化したい
登録エラーの対応や登録漏れを防ぐための運用方法がわからない・・・

2.invoiceAgent導入支援サービス

invoiceAgentを導入する際の設定作業をサポートするサービスです。お客様の要件をヒアリングし、設定作業を実施します。

invoiceAgentの導入には、以下の設定などが必要です。

フォルダ構成
フォルダアクセス権
役割
グループ設定

このようなお悩みをお持ちのお客様におススメ

invoiceAgentの導入を検討中
導入サポートが必要

3.ファイル名正規化 BPOサービス

文書管理システム導入のポイントともいえる、ファイル名の正規化をBPOで代行するサービスです。
共通の命名規則に従ってファイル名を変更します。
オプションで紙の書類のスキャン作業（PDF化）も対応します。

このようなお悩みをお持ちのお客様におススメ

文書管理システムはすでに導入したが、ファイル名がバラバラで検索性が低い・・・
社内で対応するには担当者の作業負担が大きく、ミスが心配・・・

サービスご利用のイメージ

4.ファイル名正規化サポートツール提供サービス

文書管理システムにファイルを登録する作業を効率化するために、ファイル名正規化チェックや自動登録を行うサポートツールを提供するサービスです。お客様の要件に応じてツールをカスタマイズし、ご提供します。

手作業でのファイル名変更は、以下のような問題が発生します。

取引年月日が1023年13月32日　などの誤った日付で登録された
予定していない書類が格納された
ファイル名が長すぎてファイルが開かなくなった
文書管理システムから、登録エラーメールが頻繁に来て困る

サポートツールを利用すれば、ファイル名を事前にチェックし、正しいファイル名の書類のみを自動で登録するため、担当者の負担やミスが軽減されます。

例えば以下のようなチェックを行います。

拡張子チェック
書類名チェック
取引年月日チェック
取引金額チェック
ファイル名命名規則チェック
ファイル名の長さチェック

このようなお悩みをお持ちのお客様におススメ

自社でファイル名の正規化を行った場合、誤った状態で文書管理システムへ登録されてしまわないか心配・・・
文書管理システムへ登録するファイル数が多く、ファイル名の登録・確認を手動で行うことが負担・・・

PLAN

料金プラン

ご参考価格

左右にスクロールできます

各サービスの期間と費用は以下の通りです。

サービス内	期間	価格
1.文書管理要件整理サービス	1か月～2か月	初期費用：2,000,000円
2.invoiceAgent導入支援サービス	1か月～3か月	初期費用：3,000,000円
（オプション）電帳法対応コンサルサービス	3か月 30時間まで	初期費用：1,100,000円
3.ファイル名正規化 BPOサービス	最低契約期間：1年	初期費用：個別見積運用費用：個別見積
4.ファイル名正規化サポートツール提供サービス	最低契約期間：1年	初期費用：個別見積運用費用：個別見積

PERFORMANCE

導入実績

ファイル名の正規化をアウトソーシングして
文書の検索性が向上

お客様の課題

電帳法対応のために文書管理システムは導入したものの、登録されたファイル名がバラバラで書類が検索しにくいなど、電帳法対応の運用を開始してから問題を抱えていました。お客様は自社内で登録する書類のファイル名を共通のルールに従って変更しようとしましたが、作業負荷が高く、現場から不満がでていました。

解決方法と効果

さくら情報システムでは、文書管理システム導入のポイントともいえるファイル名の正規化をアウトソーシングサービスとしてご提案いたしました。その結果、お客様はファイル名の正規化作業から解放され、本来の業務へシフトできました。また、ファイル名が適切に正規化されることで、書類の検索スピードが上がり、作業の効率化につながりました。